Wie integriere ich SaaS-Anwendungen wie Salesforce oder Workday?

Marketing

SaaS-Anwendungen (Software as a Service) wie Salesforce, Workday, ServiceNow oder Zendesk sind aus modernen IT-Landschaften kaum mehr wegzudenken. Sie bieten Skalierbarkeit, schnelle Einführung und geringe Betriebsaufwände – gleichzeitig stellen sie Unternehmen vor die Herausforderung, sie sauber in bestehende Systeme wie ERP, DMS, OT, oder On-Premise-Datenbanken zu integrieren. 

Denn: Ohne durchgängige Integration entstehen Datensilos, Doppelpflege und Medienbrüche – mit negativen Auswirkungen auf Effizienz, Datenqualität und Nutzererlebnis. 

Welche Besonderheiten haben SaaS-Anwendungen?

SaaS-Lösungen sind cloudbasiert und laufen außerhalb der eigenen Infrastruktur. Das bringt Vorteile – aber auch Integrationsbesonderheiten: 

  • Kommunikation erfolgt typischerweise über REST-APIs 
  • Authentifizierung via OAuth 2.0 oder API-Keys 
  • Datenformate: meist JSON, seltener XML 
  • Updates erfolgen automatisiert – ohne direkten Einfluss der IT 
  • Keine direkte Datenbankverbindung möglich (nur über APIs) 

Das bedeutet: Die Integration muss über standardisierte Schnittstellen erfolgen – und sollte so gestaltet sein, dass sie auch mit Systemänderungen der Anbieter (z. B. API-Versionen) umgehen kann. 

Typische Integrationsszenarien

Salesforce ↔ ERP-System

  • Übertragung von Angebotsdaten, Kundeninformationen oder Auftragsstatus 
  • Datenmapping zwischen CRM-Feldern und ERP-Strukturen 
  • Automatisierte Synchronisation von Kontakten, Leads und Rechnungen 

Workday ↔ DMS oder HR-System

  • Synchronisierung von Mitarbeiterakten, Abwesenheiten oder Organigrammen 
  • Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen im DMS 
  • Integration mit Reporting-Systemen oder Dashboards 

SaaS ↔ OT-Systeme

  • Einbindung von operativen Daten aus Fertigung oder Logistik in Workflows 
  • Trigger von Workflows bei physischen Ereignissen (z. B. Maschinenausfall) 

Integrationstechniken im Überblick

Methode 

Beschreibung 

API-Integration 

REST-basierter Zugriff, JSON-Daten, OAuth-Sicherheit 

Webhooks 

Ereignisbasierte Anbindung (z. B. bei Statuswechseln oder neuen Datensätzen) 

Batch-Verarbeitung 

Periodischer Datenexport und -import über strukturierte Dateien 

Middleware- oder Gateway-Lösungen 

Übersetzen, Routen und Transformieren von Datenströmen 

Low Code / No Code 

Nutzung vorkonfigurierter Konnektoren für schnelle, konfigurierbare Anbindung 

Wichtige Aspekte bei der Umsetzung

  • Datenmapping: Feldzuordnungen müssen präzise abgestimmt und regelmäßig aktualisiert werden. 
  • Monitoring & Fehlerhandling: Was passiert, wenn ein Datensatz fehlt oder die API nicht verfügbar ist? 
  • Governance & Sicherheit: Wer darf was tun? Wie wird Zugriff geregelt? Welche Daten dürfen synchronisiert werden? 
  • Versionsmanagement: SaaS-Anbieter verändern ihre APIs regelmäßig – Integrationen müssen darauf vorbereitet sein. 
  • Performance & Skalierung: Wie oft dürfen APIs abgefragt werden? Gibt es Ratenlimits? 

Vorteile einer durchdachten SaaS-Integration

  • Automatisierung von Prozessen zwischen Cloud und On-Premise 
  • Verbesserte Datenqualität durch konsistente Systeme 
  • Geringere manuelle Aufwände für Fachabteilungen 
  • Schneller Zugriff auf aktuelle Informationen (z. B. für Vertrieb, Personal, Controlling) 
  • Erfüllung von Compliance-Vorgaben (z. B. DSGVO, XRechnung, KRITIS) 

Gerade im German Mittelstand, bei Hidden Champions oder in der öffentlichen Verwaltung, wo verschiedene Altsysteme auf moderne SaaS-Lösungen treffen, ist saubere Integration entscheidend. 

Fazit

SaaS-Anwendungen bringen neue Möglichkeiten – aber auch Integrationsbedarf. Wer Salesforce, Workday & Co. richtig einbindet, schafft durchgängige Prozesse, verbessert die Datenlage und steigert die Produktivität. Entscheidend ist eine technisch saubere, skalierbare und wartbare Verbindung zu bestehenden Systemen – von der Authentifizierung bis zum Monitoring. 

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