Was ist Registermodernisierung

Marketing

Die Digitalisierung der deutschen Verwaltung steht vor einem Paradigmenwechsel. Während das Onlinezugangsgesetz (OZG) den Fokus auf das digitale Frontend – also die Online-Dienste für Bürger:innen – legte, adressiert die Registermodernisierung den "Maschinenraum" der Behörden. Sie ist die Voraussetzung für echte End-to-End-Prozesse, bei denen Anträge nicht nur digital eingehen, sondern auch medienbruchfrei verarbeitet werden.

Für IT-Entscheider:innen in der öffentlichen Verwaltung bedeutet dies: Der Fokus verschiebt sich von der Portalanbindung hin zur Vernetzung der Backend-Systeme und der Datenqualität in den Fachverfahren.

Definition: Was ist die Registermodernisierung?

Die Registermodernisierung bezeichnet das politische und technische Großprojekt, die rund 375 dezentralen Register in Bund, Ländern und Kommunen miteinander zu vernetzen. Ziel ist es, behördliche Datensilos aufzubrechen und einen sicheren, automatisierten Datenaustausch zwischen Behörden zu ermöglichen.

Technisch betrachtet handelt es sich nicht um den Aufbau eines zentralen "Super-Registers", sondern um die intelligente Verknüpfung bestehender Register über eine standardisierte Infrastruktur.

Kernziel: Vernetzung statt Datensilos

Das übergeordnete Ziel ist die Umsetzung des Once-Only-Prinzips. Bürger:innen und Unternehmen sollen Basisdaten (wie Geburtsurkunde, Meldeadresse oder Handelsregisterauszug) nur noch ein einziges Mal an die Verwaltung übermitteln müssen. Benötigt eine andere Behörde diese Daten für ein Verwaltungsverfahren, ruft sie diese – mit Einwilligung der Betroffenen – direkt bei der zuständigen registerführenden Stelle ab.

Dafür sind drei wesentliche Schritte notwendig:

  • Identifikation: Die eindeutige Zuordnung von Datensätzen zu einer Person oder einem Unternehmen (via Steuer-ID).
  • Standardisierung: Die Etablierung einheitlicher Datenformate für den Austausch.
Infrastruktur: Der Aufbau eines technischen Transportweges (NOOTS), um Daten sicher von A nach B zu leiten.

Rechtlicher Rahmen: RegMoG und OZG 2.0

Die Registermodernisierung ist kein reines IT-Projekt, sondern eine gesetzliche Verpflichtung. Sie bildet das rechtliche Fundament für die Nachweispflichten, die durch das OZG digitalisiert werden sollen.

Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG)

Das im März 2021 in Kraft getretene Gesetz zur Einführung und Verwendung einer Identifikationsnummer in der öffentlichen Verwaltung (RegMoG) ist der zentrale Hebel. Es schafft die rechtliche Grundlage dafür, die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) als übergreifendes Ordnungsmerkmal für natürliche Personen zu nutzen.

Für Register führende Stellen bedeutet das:

  • Sie müssen die Steuer-ID in ihren Datenbeständen speichern (sofern das Register im Gesetz gelistet ist, vgl. §1 Identifikationsnummerngesetz - IdNrG).
  • Sie müssen technisch in der Lage sein, Datensätze anhand dieser ID auszutauschen.
Hinweis für die Praxis: Nicht alle Register sind sofort betroffen. Das Gesetz definiert eine Liste von ca. 50 "Top-Registern" (wie Melderegister, Personenstandsregister, Fahrzeugregister), die prioritär angebunden werden müssen.

Zusammenspiel mit dem OZG

Während das OZG (und das OZG-Änderungsgesetz / OZG 2.0) die Behörden verpflichtet, ihre Leistungen online anzubieten, liefert die Registermodernisierung die Daten dafür.

Man kann es so betrachten:

  • OZG ist das Schaufenster: Die Bürgerin oder der Bürger beantragt etwas (z.B. Wohngeld).
  • RegMo ist das Lager: Das System prüft im Hintergrund automatisch, ob die Voraussetzungen stimmen (z.B. Einkommensnachweis), ohne dass die Bürgerin oder der Bürger PDFs hochladen muss.

Ohne funktionierende Registermodernisierung bleiben OZG-Leistungen oft nur digitale Formulare, die im Backend manuell abgetippt oder geprüft werden müssen. Das OZG 2.0 verankert daher den "Once-Only"-Grundsatz noch stärker und setzt funktionierende Schnittstellen voraus.

2025 Registermodernisierung

Technische Architektur: Wie funktioniert die Vernetzung?

Die technische Umsetzung der Registermodernisierung erfolgt nicht über eine zentrale Datenbank, sondern über ein verteiltes System, das oft mit dem Routing im Internet verglichen wird. Das Herzstück ist das National Once-Only Technical System (NOOTS).

Das Four-Corner-Model (Vier-Ecken-Modell)

Um Daten sicher von einer Behörde zur anderen zu transportieren, nutzt Deutschland – konform zu europäischen eDelivery-Standards (SDG) – das sogenannte Four-Corner-Model. Dieses Modell entkoppelt Sender:in und Empfänger:in, um Komplexität zu reduzieren.

  • Corner 1 (Data Consumer): Die Behörde, die Daten benötigt (z.B. eine Wohngeldstelle, die einen Einkommensnachweis braucht).
  • Corner 2 (Intermediär / Anschluss): Der technische Zugangspunkt der anfragenden Behörde zum NOOTS-Netzwerk.
  • Corner 3 (Intermediär / Anschluss): Der technische Zugangspunkt der datenhaltenden Behörde.
  • Corner 4 (Data Provider): Die registerführende Stelle, welche die Daten besitzt (z.B. die Rentenversicherung).
Der Prozess: Die Wohngeldstelle (C1) fragt nicht direkt bei der Rentenversicherung (C4) an. Sie sendet die Anfrage an ihren Zugangspunkt (C2). Dieser sucht im Netzwerk den richtigen Partner (C3) und leitet die Anfrage weiter. 

Standards als gemeinsame Sprache: XÖV

Damit Corner 1 und Corner 4 sich verstehen, auch wenn sie völlig unterschiedliche Fachsoftware nutzen, sind standardisierte Datenformate zwingend. Hier kommen die XÖV-Standards (XML in der öffentlichen Verwaltung) ins Spiel.

Wichtige Standards im Kontext der Registermodernisierung:

  • XMeld: Für Meldedaten.
  • XPersonenstand: Für Geburts- und Eheurkunden.
  • XBau: Für Bauantragsverfahren.

Für IT-Verantwortliche bedeutet dies: Eine "proprietäre" Schnittstelle reicht nicht. Fachverfahren müssen entweder nativ diese XÖV-Standards sprechen oder über eine Integrationsplattform (Middleware) angebunden werden, die diese "Übersetzung" leistet.

Das Once-Only-Prinzip in der Praxis

Theorie ist gut, Praxis ist besser. Das Once-Only-Prinzip (OOP) soll den "Behörden-Ping-Pong" beenden, bei dem Bürger:innen und Unternehmen als Boten für Daten fungieren, die der Staat eigentlich schon besitzt.

Ablauf eines automatisierten Datenabrufs

Wie sieht der Datenabruf bei der Registermodernisierung konkret aus? Nehmen wir das Beispiel einer digitalen Baugenehmigung oder eines Antrags auf Elterngeld. Anstatt Papierurkunden einzuscannen, läuft der Prozess im Idealfall so ab:

  1. Authentifizierung: Die Antragstellenden melden sich im OZG-Portal an (z.B. mit der BundID oder dem Unternehmenskonto).
  2. Einwilligung: Vor dem Abruf erteilen die Nutzenden explizit ihre Zustimmung, dass die Behörde A (Antragsstelle) die erforderlichen Daten bei Behörde B (Register) abrufen darf.
  3. Suchanfrage & Routing: Das Fachverfahren der Behörde A sendet eine Anfrage über das NOOTS. Das System ermittelt anhand der IDs das zuständige Register.
  4. Rücklieferung: Die validen Daten (z.B. Geburtsdatum des Kindes aus dem Personenstandsregister) fließen direkt und fälschungssicher in das Fachverfahren zurück.

Konkreter Nutzen für Verwaltung und Gesellschaft

  • Datenqualität: Da die Daten direkt von der Quelle ("Source of Truth") kommen, entfallen Übertragungsfehler durch manuelles Abtippen.
  • Beschleunigung: Die Prüfung auf Echtheit von Dokumenten entfällt, da der Transportweg gesichert ist.
  • Entlastung: Bürger:innen müssen keine Dokumente mehr beschaffen, kopieren und beglaubigen lassen.
EU-Kontext: Das Once-Only-Prinzip ist keine rein deutsche Erfindung, sondern wird durch die Single Digital Gateway-Verordnung (SDG) der EU europaweit gefordert. 

Herausforderungen bei der Umsetzung

Die Vision ist klar, der Weg zur Registermodernisierung jedoch komplex. IT-Verantwortliche stoßen in der Praxis auf drei massive Hürden, die meist vor der eigentlichen technischen Anbindung gelöst werden müssen.

1. Datenqualität ("Dirty Data")

Viele Register sind über Jahrzehnte isoliert gewachsen. Die Folge sind inkonsistente Datenbestände, die für einen automatisierten Abgleich ("Matching") unzureichend sind.

  • Das Problem: Unterschiedliche Schreibweisen (z.B. "Müller-Lüdenscheid" vs. "Mueller Luedenscheid") oder veraltete Adressformate verhindern eine eindeutige Zuordnung.
  • Die Konsequenz: Wenn Algorithmen keine 100%ige Übereinstimmung finden, bricht der digitale Prozess ab.
  • Der Lösungsansatz: Eine umfassende Datenbereinigung und Harmonisierung in den Fachverfahren ist oft der erste notwendige Schritt,  bevor an eine Vernetzung zu denken ist und eine Registermodernisierung erfolgreich sein kann. 

2. Heterogene Systemlandschaften (Legacy-IT)

Eine durchschnittliche Kommune nutzt hunderte verschiedener Fachverfahren von unterschiedlichen Herstellern. Viele davon sind "Legacy-Systeme" – bewährte, aber monolithische Software ohne moderne Schnittstellen.

  • Die Herausforderung: Wie kommuniziert ein 15 Jahre altes Fachverfahren mit dem hochmodernen NOOTS? Ein kompletter Austausch der Software ist oft budgetär und organisatorisch unmöglich.
  • Der Lösungsansatz: Anstatt alle Verfahren neu zu kaufen, setzen viele IT-Strategien auf Integrationsserver (Middleware). Diese Schicht fungiert als Dolmetscher: Sie holt Daten aus den alten Systemen, "übersetzt" sie in den geforderten XÖV-Standard und versendet sie sicher.

3. Datenschutz und das "Gläserne Bürger"-Dilemma

Die Vernetzung von Registern weckt Ängste vor dem "Gläsernen Bürger:innen" und staatlicher Überwachung. Ohne das Vertrauen der Bevölkerung wird die Nutzung der digitalen Angebote gering bleiben.

  • Die Antwort: Das Datenschutz-Cockpit.
  • Funktionsweise: Dieses Transparenz-Tool (geplant als Teil des BundID-Kontos) ermöglicht es Bürger:innen, jeden Datenfluss nachzuvollziehen. Dort wird protokolliert: Wer (welche Behörde) hat wann welche Daten zu welchem Zweck abgerufen.
  • Rechtlicher Hintergrund: Dies setzt die Anforderungen an die Transparenz aus der DSGVO und dem RegMoG um.

Fazit: Strategische Bedeutung für die Verwaltung

Die Registermodernisierung ist mehr als eine technische Fleißaufgabe. Sie markiert den Übergang von der bloßen "elektronischen Aktenführung" zur echten Prozessautomatisierung. Während das OZG oft nur den Posteingang digitalisiert hat, digitalisiert die Registermodernisierung die Sachbearbeitung.

Für IT-Entscheider:innen bedeutet dies: Das Thema gehört ganz oben auf die Agenda – unabhängig von gesetzlichen Fristen.

Handlungsfelder: Was IT-Entscheider:innen jetzt tun müssen

Warten auf den "fertigen Anschluss" ist keine Option. Die wichtigsten Vorarbeiten liegen in der Verantwortung der Kommunen und Länder.

  • Hausaufgaben bei der Datenqualität machen: Starten Sie jetzt mit der Bestandsaufnahme Ihrer Register. "Dirty Data" lässt sich nicht automatisieren – eine Bereinigung braucht Zeit.
  • Schnittstellen-Inventur: Prüfen Sie Ihre Fachverfahren auf Zukunftsfähigkeit. Unterstützen diese bereits XÖV-Standards? Wenn nicht: Planen Sie Budget für Updates oder eine flexible Middleware-Lösung ein.
  • Prozesse neu denken: Nutzen Sie die Chance, um Prozesse nicht nur 1:1 digital abzubilden, sondern radikal zu vereinfachen (z.B. Wegfall manueller Prüfschritte durch automatischen Abruf).

Die Registermodernisierung ist der Gamechanger für eine effiziente Verwaltung. Wer die technischen Hausaufgaben im Backend jetzt erledigt, profitiert langfristig von sinkenden Prozesskosten und zufriedeneren Bürger:innen.

Tags:

Öffentliche Verwaltung, Cloud, Datensilo, Digitale Transformation, Architektur, EGVP, OZG

Related Articles

Was sind digitale Identitäten?
Öffentliche Verwaltung
• Dec 18, 2025 9:03:27 PM
Was sind digitale Identitäten?

3 min read

Was ist das besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo)?
Öffentliche Verwaltung
• Dec 18, 2025 8:39:26 PM
Was ist das besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo)?

3 min read

Was ist EGVP
Öffentliche Verwaltung
• Dec 18, 2025 7:43:51 PM
Was ist EGVP

4 min read

Categories
Recent Posts