Eine ganzheitliche Digitalisierungslösung musste her, die schnell erstellt, ganzheitlich einsetzbar ist und die bestehenden Insellösungen digital miteinander verknüpft. Digitalisiert wurde in Meißen dann zweistufig:
1. Vereinheitlichung der Systemlandschaft mit TRANSCONNECT
Zunächst wurde die vorherige komplexe Systemlandschaft mit ihren Insellösungen in ein durchdachtes und zukunftsorientiertes Gesamtkonzept überführt. Dabei wurde nicht nur eine neue zentrale Datenverwaltung (PERSEUS) mit umfassenden Recherche- und Pflegemöglichkeiten entwickelt, sondern auch eine systemtechnische Integration mithilfe von TRANSCONNECT durchgeführt. TRANSCONNECT diente dabei zur Anbindung externer Systeme, die in den Prozessen involviert waren (Dunkelverarbeitung, Systemintegration). Angebunden wurden hier beispielsweise auch die Personalverwaltung P&I Loga, Active Directory, Exchange Server, Caesar UMS, IMS (Facility Management) sowie diverse Datenbanken (MS SQL-Server).
2. Einführung der BPM-Engine von MR.KNOW
Im nächsten Schritt wurden die bisher analogen Personalprozesse im System von MR.KNOW im Standard BPMN 2.0 erfasst. Mittels Low Coding können diese Prozessmodelle in digitale Applikationen überführt werden. Dies erfolgt, indem technische und fachliche Aktivitäten im Prozessmodell ergänzt werden, der Prozess wird also automatisiert. Weiterhin macht das System automatisch Vorschläge für digitale Oberflächen, welche mittels No Coding einfach angepasst werden können. Diese automatisierten Prozesse können nun in jede beliebige Website, Intranet oder z.B. im Sharepoint integriert werden und sind für die Mitarbeiter aufrufbar. Aufgabenlisten, Wiedervorlagen und Auswertungen stehen im Standard zur Verfügung, um letztlich Reports zu den einzelnen abgelaufenen Prozessen zu erstellen. Im Hintergrund trackt die MR.KNOW BPM-Engine alle Vorgänge und ermöglicht so einen einheitlichen, dokumentierten und transparenten Ablauf der Prozesse. Durch die Kombination von TRANSCONNECT und der BPM-Engine von MR.KNOW wurde eine einheitliche Integration der manuellen Prozessschritte (Nutzerinteraktionen) in das Gesamtprojekt PERSEUS erreicht.
