Customer Story - Digitale Transformation im sächsischen Wassermanagement

Marketing

Ausgangslage: Die digitale Sackgasse

Die sächsischen Landkreise bzw. kreisfreien Städte und ihre unteren Wasserbehörden standen an einem kritischen Punkt. Bürger:innen und Unternehmen konnten wasserrechtliche Anzeigen digital über die Plattform der elektronischen Bohranzeige ELBA.Sax einreichen. Doch danach holte die analoge Realität die digitale Initiative ein: Die Anträge mussten in der unteren Wasserbehörde manuell aus dem System extrahiert, lokal gespeichert und in den jeweils genutzten Dokumentenmanagementsystemen (DMS) weiterverarbeitet werden.

Dieser Medienbruch führte zu redundanter Arbeit, langen Bearbeitungszeiten pro Verfahren und einer enormen Belastung für die Verwaltungsmitarbeitenden.

Der Grund: In 13 Landkreisen und kreisfreien Städten sind 13 unterschiedliche DMS-Systeme ohne einheitliche Schnittstelle im Einsatz.

Herausforderung: 13 Systeme, kein Standard, hohe Erwartungen

Jede der 13 unteren Wasserbehörden nutzt eine eigene DMS-Konfiguration. Eine individuelle Schnittstelle je System zur Plattform ELBA.Sax wäre technisch aufwendig, organisatorisch kaum realisierbar und finanziell nicht tragbar gewesen. Stattdessen brauchte es eine neutrale, intelligente Vermittlungsschicht zwischen kommunalen und zentralen Systemen – die Zentrale Datendrehscheibe (ZDDS). Der Wunsch bestand darin, digitale End-to-End-Prozesse zu realisieren, die ohne Systemzwang funktionieren, Autonomie sichern und den Fokus auf das Wesentliche legen.

 „Die Sachbearbeiter haben durch die deutliche Zeitersparnis die Möglichkeit, ihre freigewordenen Kapazitäten ganz auf die Verfahren zu verwenden, u.a. auch mit dem Ziel einen vollständigen und homogenen Objektbestand im VIS aufzubauen. Damit steigen sowohl die Produktivität als auch die Zufriedenheit der Sachbearbeiter. Nicht zu vergessen, dass auch die Verfahren an sich eine Beschleunigung erfahren. Hier können die Behörden in der Öffentlichkeit viel von ihrem negativen Image wieder gut machen, wenn dieser Ausbau der Digitalisierung in die Breite übertragen wird und das, ohne das Feld des Bürokratieabbaus bedienen zu müssen.“

Mirko Wende, Sachgebietsleiter Wasser, Dezernat Technik | Kreisumweltamt | Sachgebiet Wasser, Landratsamt Meißen 

Lösung: TRANSCONNECT als zentrale Datendrehscheibe

In den Jahren 2023/24 entwickelte das Projektteam in enger Zusammenarbeit den unteren Wasserbehörden Bautzen und Meißen sowie mit dem Landesamt für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie (LfULG) eine technische Architektur, die als Modell für andere Verwaltungsbereiche dienen kann:

  • TRANSCONNECT als zentrale Datendrehscheibe, die über System- und Behördengrenzen hinweg funktioniert. 
    TRANSCONNECT fungiert als intelligenter Integrationshub.
  • In jedem Landkreis war eine lokale TRANSCONNECT-Instanz installiert, die zwischen dem jeweiligen DMS auf kommunaler Ebene und der ELBA.Sax Plattform, einer hoheitlichen Institution über die Zentrale Datendrehscheibe (ZDDS), vermittelt.
  • Über die Zentrale Datendrehscheibe (ZDDS) erfolgt der Datenaustausch zwischen kommunalen und ministerialen Systemen sicher, strukturiert und automatisiert.
Die Umsetzung startete in den Landkreisen Meißen und Bautzen. Die Datenübertragung aus dem System ELBA.Sax in die Dokumentmanagementsysteme der UWB erfolgt seit November 2024 vollautomatisch im 10-Minuten-Takt und ohne manuelle Zwischenschritte.

 „Die ELBA.Sax-Anbindung an das DMS führt zu einer deutlichen Zeiteinsparung sowie Vereinheitlichung bei der Vorgangsbearbeitung, steigert dadurch die Mitarbeitermotivation und führt im Ergebnis zu einer positiven Außenwirkung der öffentlichen Verwaltung aufgrund der Verfahrensbeschleunigung. Wir möchten es nicht mehr missen! Die ELBA.Sax-Anbindung ist ferner motivierendes Vorbild für weitere Projekte in anderen Bereichen.“

Franziska Augst, Sachbearbeiterin, untere Wasserbehörde Bautzen 

Messbare Ergebnisse der unteren Wasserbehörde Bautzen

142 Anträge seit 01.01.2025 (Stand: 07.08.2025)

Zeitersparnis: 15–25 Minuten pro Antrag

Einführung der eAkte seit 01.01.2024 forciert

Einführung zentralen Drucks via Binect WorkDesk nach Anbindung

Deutliche Effizienzsteigerung und Ressourceneinsparung

Messbare Ergebnisse der unteren Wasserbehörde Meißen

83 Verfahren mit 250 Strukturobjekten (insgesamt 333 automatisch generierte VIS-Objekte)

Zeitersparnis: 25 Minuten beim Anlegen von Verfahren bzw. 15 Minuten beim Anlegen von Strukturobjekten im Dokumentmanagementsystem

Deutliche Steigerung der Mitarbeitermotivation: Weniger Copy-&-Paste, mehr Zeit für Altverfahren → ermöglicht Aufbau eines homogenen Objektbestands im DMS

Beschleunigung der Bearbeitung von Verfahren: Abschluss oft in weniger als 3Monaten möglich – positiv wahrgenommen von Bohrunternehmen

Anstoß neuer Digitalisierungsprojekte: VIS–Cardo-Schnittstelle

Möglichkeit gezieltermetadatenbasierter Auswertungen (DMS als „Fachinformationssystem lite“)

Prozessautomatisierungen für Aufgabenverteilung im DMS und Behördenkommunikation auf Grundlage der über die Schnittstelle gelieferten zusätzlichen Metadaten

ELBA.Sax-Prozess als Blaupause für weitere digitale Antragstellungen 

Die Lösung mit TRANSCONNECT bringt folgende Vorteile:


  • Echte Systemintegration: Unterschiedliche DMS-Systeme werden beinahe automatisch angebunden. Jeder Landkreis behält sein vertrautes System – und wird trotzdem Teil eines durchgängigen digitalen Prozesses
  • End-to-End-Digitalisierung vom Antrag bis zur Aktenablage und damit Eliminierung manueller Bearbeitungsschritte
  • Skalierbarkeit, dank einmal etablierter Struktur, die landesweit einsetzbar ist.
  • Systemautonomie bleibt erhalten: Jedes Amt arbeitet weiter mit seinem vertrauten System. Die Lösung wurde so gestaltet, dass Fachanwender:innen ohne IT-Wissen profitieren – und gleichzeitig IT-Verantwortliche die volle Kontrolle behalten.

Mit der erfolgreichen Pilotierung ist der Weg frei für den flächendeckenden Einsatz in ganz Sachsen. Die Behörden behalten ihre gewohnte Umgebung, sind nun jedoch medienbruchfrei mit der zentralen Plattform verbunden.

Möchten Sie mehr Details oder maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen besprechen?

Nach dem Erfolg von ELBA.SAX sind wir bereit für die Herausforderung, auch für Sie passende Integrationslösungen mit TRANSCONNECT zu finden. Wir freuen uns über ein persönliches Gespräch über Ihre individuellen Problemstellungen.

 

 
 
 
 
 

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