XRechnung in der Praxis: Von der Pflicht zur automatisierten Integration

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Für die meisten Unternehmen ist die XRechnung keine Zukunftsmusik mehr, sondern eine konkrete Anforderung. Besonders dann, wenn sie in irgendeiner Form mit der Bundesverwaltung agieren. Sind Sie Lieferant:innen oder Dienstleistende für den Bund, die Länder oder Kommunen, ist die XRechnung seit 2020 zur geschäftskritischen Pflicht geworden. Ohne sie drohen Zahlungsverzögerungen oder gar die Ablehnung von Rechnungen.

Es handelt sich hierbei jedoch nicht nur um eine reine Pflichterfüllung. Viel mehr stellt sich schnell die eigentliche Herausforderung: 

  • Wie bekommen Sie diesen neuen Standard technisch in den Griff?
  • Wie verbinden Sie Ihr bestehendes ERP-System mit den Portalen der öffentlichen Verwaltung?
  • Wie können Sie diesen Zwang vielleicht sogar nutzen, um Ihre internen Finanzprozesse endlich zu automatisieren?
  • Wie können Sie die anfallenden Rechnungen so automatisieren, dass die Dokumente auch bei der zuständigen Person ankommt?

Sie sind nicht allein. Die Komplexität liegt oft im Detail: Beispielsweise bei der Anbindung von Altsystemen, bei der korrekten Datenübersetzung (Mapping) und bei der Beschaffung der wichtigen "Leitweg-ID".

Wir zeigen Ihnen, wie Sie XRechnung nicht nur implementieren, sondern als Motor für Ihre digitale Transformation nutzen.

Was ist eine XRechnung?

XRechnungen sind kein sichtbares Dokument wie ein PDF, sondern ein reiner XML-Datensatz. Das bedeutet: Sie ist ausschließlich dafür gemacht, von Maschinen gelesen zu werden. Alle Rechnungsdaten (Betrag, Positionen, Lieferant:innen) sind darin in einer fest definierten Struktur (nach der Norm EN 16931) und dem Standard CIUS XRechnung) abgelegt. 

Der Zweck ist die Automatisierung: Das IT-System des Empfängers (z. B. die Buchhaltung einer Behörde) liest die Daten automatisch ein, validiert sie und stößt die Zahlung an, ohne dass ein Mensch die Rechnung abtippen muss. 

Wer ist zur XRechnung verpflichtet?

Alle Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggebende in Deutschland stellen.

  1. Bundesebene: Aufgrund der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) ist die XRechnung für Rechnungen an den Bund verpflichtend.
  2. Länder und Kommunen: Nahezu alle Bundesländer und immer mehr Kommunen haben eigene Verordnungen erlassen, die E-Rechnungen nach dem Standard XRechnung ebenfalls vorschreiben.

Für Unternehmen mit Aufträgen aus dem öffentlichen Sektor ist die XRechnung daher keine Option, sondern eine geschäftskritische Notwendigkeit. 

 

Strategischer Ausblick: Warum B2G jetzt der Startschuss für B2B ist

Während der akute Handlungsdruck für Sie aus dem B2G-geschäft kommt, hat der Gesetzgeber die Weichen für den B2B-Sektor bereits gestellt. Die Wachstumschanchengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde, führt die E-Rechnungspflicht auch zwischen inländischen Unternehmen (B2B) stufenweise ein.

Die Faktenlage* ist eindeutig:

  1. Pflicht zum EMPFANG (seit 01.01.2025): Bereits seit Anfang 2025 muss jedes indländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen (die der EU-Norm EN 16931 entsprechen, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen. Eine einfache PDF-Rechnung per Mail gilt rechtlich nicht mehr als E-Rechnung, sondern nur noch als "sonstige Rechnung".
  2. Pflicht zur AUSSTELLUNG (gestaffelt): Die Pflicht, E-Rechnungen aktiv zu versenden, tritt gestaffelt in Kraft:
    • Bis Ende 2026: Es gilt eine Übergabefrist, in der (mit Zustimmung des Empfängers) noch "sonstige Rechnungen" (z. B. Papier, PDF) gestellt werden dürfen.
    • Ab 01. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000€ müssen E-Rechnungen ausstellen.
    • Ab 01. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen.

Parallel dazu treibt die EU-Inititative ViDA (VAT in the Digital Age) die verpflichtende E-Rechnung für den grenzüberschreitenden B2B-Verkehr (voraussichtlich ab 2030) voran.

Was das für Sie bedeutet: Wenn Sie jetzt eine saubere, automatisierte Lösung für die B2G-Pflicht (XRechnung) implementieren, lösen Sie nicht nur Ihr aktuelles Problem. Sie bauen exakt die Infrastruktur auf, die Sie benötigen, um die bereits beschlossene B2B-Empfangs- und die kommende B2B-Versandpflicht zu erfüllen. 

XRechnung im Kontext: Standards und Formate

Wenn Sie sich mit der Implementierung von XRechnungen beschäftigen, treffen Sie unweigerlich auf ein ganzes Ökosystem von Begriffen: E-Rechnung, ZUGFeRD, Peppol und Leitweg-ID. Für Ihre Projektplanung ist es entscheidend, diese klar voneinander zu trennen.

 

Der wichtigste Unterschied: E-Rechnung vs. XRechnung

Hier liegt die häufigste begriffliche Unschärfe. Daher erklären wir Ihnen den Unterschied zwischen E-Rechnung und XRechnung so einfach wie möglich:

  • E-Rechnung (E-Invoice): Das ist der Oberbegriff. Er beschreibt jede Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ein reines PDF-Dokument ist laut Gesetz keine E-Rechnung, da es bucht maschinell verarbeitet werden kann.
  • XRechnung: Das ist ein spezifisches Format. Es ist eine konkrete Art, eine E-Rechnung zu erstellen. Genauer gesagt, ist es der nationale deutsche Standard für die Verwaltung, der die EU-Norm EN 16931 umsetzt.

Eine Analogie: E-Rechnung ist der Oberbegriff "PKW". Die XRechnung ist ein konkretes Modell, z. B. ein "Volkswagen Golf".

Wenn Ihr:e öffentliche:r Auftraggeber:in also eine "E-Rechnung" fordert, meint sie:er in Deutschland fast immer den Standard "XRechnung".

XRechnung vs. ZUGFeRD: Daten-Paket vs. Hybrid-Brief

Die häufigste Verwechslung passiert hier. Beide Formate basieren auf der gleichen EU-Norm (EN 16931), aber sie lösen die Aufgabe unterschiedlich.

  • XRechnung: Ist ein reiner XML-Datensatz. Sie enthält nur strukturierte Daten für die maschinelle Verarbeitung. Sie ist das bevorzugte und geforderte Format für die deutsche Verwaltung (B2G).
  • ZUGFeRD (ab 2.0): Ist ein Hybridformat. Es ist eine PDF-Datei (ein sichtbares Rechnungsbild für den Menschen), in die zusätzlich ein XML-Datensatz (der XRechnungs-Standard) eingebettet ist.

Was ist relevant für Sie? Wenn Ihr öffentlicher Auftraggeber oder Ihre öffentliche Auftraggeberin explizit "XRechnung" fordert, ist das reine XML-Format gemeint. Während ZUGFeRD-Rechnungen (die den XRechnung-Standardenthalten) technisch oft ebenfalls akzeptiert werden, ist die XRechnung der direkteste und robusteste Weg für die automatisierte B2G-Kommunikation.

Was ist Peppol? (Der digitale Postbote)

Wenn die XRechnung der Inhalt IHres Briefes ist (der Datensatz), ist Peppol der Übertragungswegs (der digitale Postdienst). Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist kein Programm, sondern ein sicheres, internationales Netzwerk, um E-Rechnungen und andere Geschäftsdokumente standardisiert zuzustellen.

Statt eine Rechnung unsicher per E-Mail zu senden oder manuell in ein Web-Portal hochzuladen, schickt Ihr System die XRechnung an einen sogenannten "Peppol Access Point". Dieser Access Point findet die Empfangenden im Netzwerk und stellt die Rechnung garantiert und nachweisbar zu.

Viele deutsche Bundesbehörden (z. B. über die "Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes" - ZRE) und immer mehr Bundesländer bevorzugen Peppol als primären Übertragungsweg.

Was ist die Leitweg-ID? (Die digitale Hausnummer)

Die Leitweg-ID ist der Schlüsselbegriff im B2G-Prozess. Sie ist eine eindeutige elektronische Adresse, die sicherstellt, dass Ihre XRechnung innerhalb der Verwaltung genau die richtige Empfängerin bzw. den richtigen Empfänger (z. B. Beschaffungsamt in Behörde Y, Referat Z) zugeordnet wird.

  • Sie müssen diese Leitweg-ID von Ihrer öffentlichen, auftraggebenden Person oder Institution erfragen.
  • Diese ID muss zwingend in den Datenfeldern Ihrer XRechnung (im XML) enthalten sein.
  • Ohne korrekte Leitweg-ID wird Ihre Rechnung von den Portalen der Verwaltung automatisch abgewiesen.

 

Der Business Case: Nutzen und Potenziale (Strategie)

Für die Geschäftsführung (CEO/CFO) und die Projektverantwortlichen ist die Einführung der XRechnung oft ein reiner "Pflicht-Posten" im Budget. Der Druck kommt von außen (B2G-Pflicht) und verursacht erst einmal nur Aufwand. Das ist verständlich, aber auch nur die halbe Wahrheit.

Wenn Sie die XRechnung nur als "Format-Übersetzer" sehen, verpassen Sie 90% des Potenzials. Die wahre Chance liegt nicht im Format, sondern in der durchgängigen Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses (dem "Purchase-to-Pay" oder P2P-Prozess).

Der ROI: Von der Pflicht zur Kosteneinsparung

Schauen wir uns die realen Kosten einer manuellen Rechnungsverarbeitung an:

  1. Versand (Ausgangsrechnung): Mitarbeitende exportieren ein PDF, erstellen eine E-Mail, versenden sie, prüfen den Postausgang und archivieren das Dokument manuell.

  2. Empfang (Eingangsrechnung): Mitarbeitende öffnen das Postfach, laden das PDF herunter, tippen die Daten (Kreditor, Betrag, Positionen) in die Buchhaltungssoftware ab (fehleranfällig!), leiteen das PDF zur fachlichen Prüfung weiter, überwachen die Freigabe und archivieren es.

Studien* (z. B. von gfu-SME oder Billentis) zeigen, dass die manuellen Prozesskosten pro Papierrechnung oder PDF-Rechnung schnell zwischen 8 € und 15 € liegen können.

Ein strukturierter Datensatz (wie die XRechnung) eliminiert den teuersten Schritt: die manuelle Dateneingabe und -prüfung.

Der Business Case rechnet sich also nicht über die eine B2G-Rechnung, sondern über die Skalierung:

  • Schnellere Durchlaufzeiten: Rechnungen werden in Sekunden statt Tagen verarbeitet. Das ermöglicht die konsequente Einhaltung von Skontofristen, was sich direkt auf die Liquidität auswirkt.

  • Reduzierte Fehlerquote: Keine Tippfehler beim Abtippen von IBANs oder Beträgen mehr. Das reduziert den Aufwand für Korrekturschleifen und Mahnwesen.

  • Volle Transparenz: Sie wissen jederzeit, wo eine Rechnung im Prozess steht, ohne in E-Mail-Postfächern suchen zu müssen.

  • Basis für B2B (siehe Kapitel 1): Die Infrastruktur, die Sie für die B2G-Pflicht aufbauen, ist dieselbe, die Sie für die kommende B2B-Pflicht (Empfang ab 2025, Versand ab 2027/28) benötigen.

Die Implementierung der XRechnung ist also keine reine IT-Ausgabe, sondern eine Investition in die Effizienz Ihrer Finanzabteilung. Der Zwang von außen ist der perfekte Anlass, um einen lange überfälligen internen Optimierungsprozess anzustoßen.

*https://www.getmyinvoices.com/de/blog/die-vermeidbaren-kosten-von-papier-rechnungen/

 

Die Implementierung: Technische und prozessuale Hürden

Der strategische Nutzen ist klar. Doch bei der praktischen Umsetzung beginnt für die IT- und Projektverantwortlichen die eigentliche Arbeit. Und hier wird es schnell komplex.

Die Einführung der XRechnung ist selten ein reines Software-Update; sie ist eine tiefgreifende Prozess- und Integrationsherausforderung. Die größte Hürde liegt fast immer in der bestehenden, oft über Jahre gewachsenen Systemlandschaft.

Daten sind in Silos gefangen. Schauen wir uns die typischen Pain Points in der Praxis an:

Hürde 1: Die "letzte Meile" aus dem ERP-System

Ihr ERP-System (sei es SAP, Microsoft Dynamics, Infor oder eine spezialisierte Branchenlösung) ist das Herzstück Ihrer Rechnungsdaten. Das Problem: Das ERP generiert die Daten, aber meist nicht in dem exakten, normierten XML-Format, das die XRechnung vorschreibt.

  • Format-Inkompatibilität: Ihr SAP-System spricht vielleicht "IDoc", aber die ZRE-Plattform des Bundes versteht nur "XRechnungs-XML". Diese Lücke muss geschlossen werden.

  • Fehlende Datenfelder: Die XRechnung verlangt Pflichtfelder, die Ihr ERP-System vielleicht gar nicht kennt oder die in den Stammdaten nicht gepflegt sind (das klassische Beispiel: die Leitweg-ID des öffentlichen Kunden).

Hürde 2: Das "Schnittstellen-Spaghetti"

Die XRechnung muss nicht nur erzeugt, sondern auch übertragen (z.B. via Peppol) und empfangen werden.

Ohne eine zentrale Strategie führt dies schnell zu einem Albtraum für die IT-Wartung:

  • Eine Punkt-zu-Punkt-Schnittstelle vom ERP zum Peppol-Dienstleister.

  • Eine zweite Lösung (vielleicht ein E-Mail-Postfach-Scanner), um eingehende Rechnungen zu empfangen.

  • Eine dritte Anbindung, um die Daten aus dem Empfang in die Finanzbuchhaltungs-Software zu laden.

  • Eine vierte Anbindung an das revisionssichere Archiv/DMS.

Dieses "Schnittstellen-Spaghetti" ist teuer in der Erstellung und extrem fehleranfällig bei jeder kleinen Änderung (z.B. wenn die XRechnungs-Norm eine neue Version bekommt).

Hürde 3: Die prozessualen Brüche (Mensch & Maschine)

Die XRechnung verändert auch die etablierten Arbeitsabläufe in der Finanzabteilung fundamental:

  • Der Freigabeprozess: Eine eingehende PDF-Rechnung wurde früher per E-Mail an den Fachbereichsleiter zur Freigabe geschickt. Was passiert jetzt mit einem XML-Datensatz? Wie sieht der Freigabeprozess aus, wenn es kein "Bild" mehr gibt?

  • Der Korrektur-Workflow: Was passiert, wenn die Verwaltung eine XRechnung wegen eines Formfehlers oder einer falschen Leitweg-ID automatisch ablehnt? Der Fehler muss im Quellsystem (dem ERP) korrigiert und der ganze Prozess neu angestoßen werden.

  • Stakeholder-Management: Die XRechnung ist kein reines IT-Thema. Die IT stellt die Rohre, aber die Finanzabteilung muss die Daten validieren und der Einkauf muss die korrekten Bestellnummern und Leitweg-IDs vom Kunden einholen. Diese Abteilungen müssen an einen Tisch gebracht werden.

Zusammengefasst: Die Herausforderung ist nicht die XRechnung allein. Die Herausforderung ist die Integration – die nahtlose, automatisierte Verbindung von unterschiedlichen Systemen (ERP, Peppol, FiBu, Archiv) und die Anpassung der menschlichen Workflows an diese neuen, datenbasierten Prozesse.

Der Lösungsansatz: Die Rolle der zentralen Integration

Angesichts der Hürden stehen IT-Verantwortliche vor einer strategischen Entscheidung:

  1. Make (Eigenbau): Versuchen wir, alle Anbindungen (ERP, Peppol, FiBu, Archiv) selbst zu programmieren? Das Ergebnis ist oft das gefürchtete "Schnittstellen-Spaghetti" – ein System, das niemand mehr warten kann.

  2. Buy (Insellösung): Kaufen wir ein fertiges XRechnungs-Tool? Das löst vielleicht den B2G-Versand, schafft aber oft eine neue Dateninsel, die selbst wieder mühsam an das ERP angebunden werden muss.

  3. Integrate (Plattform-Ansatz): Nutzen wir die XRechnung als Anlass, um eine zentrale "Datendrehscheibe" (eine Integrationsplattform) einzuführen oder zu nutzen?

Für Unternehmen mit einer gewachsenen IT-Landschaft ist der dritte Weg fast immer der nachhaltigste. Statt jede Anbindung einzeln zu bauen, übernimmt eine zentrale Integrationsplattform (auch als Enterprise Service Bus (ESB) oder Hybrid Integration Platform oder iPaaS bekannt) die Rolle des "Übersetzers" und "Orchestrators" in der Mitte.

Wie eine Integrationsplattform die XRechnungs-Probleme löst

Stellen Sie sich die Plattform als einen Hauptbahnhof für Ihre Daten vor.

Konnektivität (Das Problem der "letzten Meile")

Die Plattform verfügt über fertige "Gleise" (Konnektoren/Adapter) zu all Ihren Systemen. Sie holt die Daten dort ab, wo sie entstehen (z. B. als IDoc aus SAP) und liefert sie dorthin, wo sie gebraucht werden (z. B. an den Peppol Access Point).

Mapping (Das "Übersetzungs-Problem")

Die Kernfunktion ist die Datenübersetzung. Die Plattform nimmt den Roh-Datensatz aus Ihrem ERP und "mappt" (übersetzt) ihn grafisch oder per Logik in das exakte Zielformat: das XRechnungs-XML. Sie fügt dabei auch fehlende Pflichtfelder (wie die Leitweg-ID, die sie vielleicht aus einer separaten Tabelle nachlädt) hinzu.

Prozess-Orchestrierung (Das "Workflow-Problem")

Die Plattform steuert den gesamten Ablauf. Ein typischer Prozess (Workflow) sieht dann so aus:

  • Versand: Plattform holt Rechnungsdaten aus ERP -> Mappt sie zu XRechnung -> Validiert das XML -> Übergibt es an Peppol -> Empfängt die Sende-Bestätigung -> Setzt den Status im ERP auf "versendet".

  • Empfang: Plattform empfängt XRechnung (z.B. via Peppol) -> Validiert sie -> Startet im DMS/ERP den menschlichen Freigabe-Workflow -> Übergibt nach Freigabe die Buchungsdaten an die FiBu und das Dokument ans Archiv.

Monitoring & Wartbarkeit (Das "Spaghetti-Problem")

Alle Transaktionen laufen über eine zentrale Stelle. Wenn die XRechnungs-Norm sich ändert, müssen Sie nur das eine Mapping auf der Plattform anpassen – und nicht 10 einzelne Schnittstellen an verschiedenen Systemen. Sie sehen in einem Cockpit, ob eine Rechnung erfolgreich zugestellt wurde oder wo sie im Freigabeprozess hängt.

On-Premise oder Cloud? Eine Frage der Strategie, nicht der Funktion

Ob diese zentrale Integrationsplattform bei Ihnen im eigenen Rechenzentrum läuft (On-Premise, klassischer ESB) oder als Cloud-Dienst (iPaaS) genutzt wird, ist eine Frage Ihrer IT- und Sicherheitsstrategie. Der funktionale Vorteil – die zentrale Orchestrierung und das Mapping – bleibt in beiden Deployment-Modellen der Kern der Lösung.

Von der Pflicht zur strategischen Chance

Die Einführung der XRechnung, angestoßen durch die Pflicht im B2G-Geschäft, wirkt für viele Unternehmen zunächst wie ein reiner Zwang. Die Umsetzung scheint komplex, die Hürden in den bestehenden IT-Systemen sind real.

Bei genauerer Betrachtung liegt die eigentliche Herausforderung jedoch nicht im XML-Format selbst. Die Kernaufgabe ist die durchgängige, automatisierte Integration Ihrer Systeme – vom ERP über die Übertragungskanäle (wie Peppol) bis hin zur Freigabe in der Buchhaltung und der revisionssicheren Archivierung.

Genau hier trennt sich die reine "Pflichterfüllung" von der "strategischen Digitalisierung":

  • Der reaktive Weg ist eine schnelle Insellösung, die nur den B2G-Versand löst, aber neue Schnittstellenprobleme und manuelle Prozesse schafft.

  • Der strategische Weg – der Einsatz einer zentralen Integrationsplattform – nutzt den B2G-Zwang als Anlass, um das "Schnittstellen-Spaghetti" aufzulösen und die Finanzprozesse von Grund auf zu automatisieren.

Der Nutzen dieses strategischen Ansatzes geht weit über die Erfüllung der B2G-Pflicht hinaus:

  1. Sie sparen Prozesskosten: Manuelle Dateneingabe, fehleranfälliges Abtippen und unklare Freigabewege werden eliminiert.

  2. Sie gewinnen Transparenz: Sie wissen jederzeit, wo eine Rechnung steht.

  3. Sie sind B2B-konform: Sie schaffen exakt die Infrastruktur, die Sie für die bereits beschlossene E-Rechnungspflicht im B2B-Verkehr (Empfang seit 2025, Versand ab 2027/28) benötigen.

Die XRechnung ist damit kein reines IT-Problem, sondern ein kraftvoller Impulsgeber für die Prozessoptimierung in Ihrem gesamten Unternehmen.

Tags:

Öffentliche Verwaltung, Digitale Transformation

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