1. Überstundenauswertung
Ein IT-Angestellter hatte ein eigenes Tool entwickelt, um die Überstunden der Mitarbeitenden im Unternehmen immer wieder neu zu berechnen. Alle Daten wurden aus anderen Systemen händisch ins System übertragen, wobei mehrere Mitarbeitende beteiligt waren. Dieser Prozess dauerte etwa 30 Minuten und stellte eine zeitliche und technische Herausforderung dar. Ein neuer Reporting-Prozess wurde benötigt.
Durch TRANSCONNECT werden die Arbeitsstunden der Mitarbeitenden automatisiert aus verschiedenen Systemen abgerufen, logisch verarbeitet und automatisiert über ein Webinterface gemäß eines definierten Berechtigungskonzepts den Nutzern Informationen wie Saldo oder Überstunden zur Verfügung gestellt.
2. Onboarding
Im Rahmen des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitenden wurde bisher ein Laufzettel in Form eines Word-Dokuments verwendet, das von der Personalabteilung verteilt wurde. Die Daten wurden von verschiedenen Abteilungen ergänzt und der Leiter wurde über Ressourcen informiert. Um die Zugriffsrechte auf die verschiedenen Anwendungen festzulegen, wurde ein Referenzmitarbeiter als Sicherheitsäquivalent definiert. Mit diesem Ansatz verfügte der Leiter über alle Informationen. Dieses Laufzettelverfahren war fehleranfällig und zeitaufwändig und es waren etwa 5-6 Mitarbeitende beteiligt. Die Personalabteilung musste ständig überprüfen, aber es gab kein Feedback, was zu Fehlern führte. Es gab auch keine Dokumentation des Prozesses, was zu weiteren Problemen führte.
In der Personalabteilung bestand dringender Bedarf, den Onboarding-Prozess zu vereinfachen. Dies sollte erreicht werden, indem der Workflow digitalisiert und an einigen Stellen automatisiert wird. So sollte es möglich sein, die einzelnen Punkte auf dem Laufzettel am Computer abzuhaken. Für den Mitarbeiter sollte ein System-Account mit allen relevanten Informationen wie Telefonnummer, Abteilungszugehörigkeit, Lizenzinformationen für Office-Pakete und Gruppenzugehörigkeiten angelegt werden.
