Automatisierung von beBPo:
EGVP zentral einbinden

Automatisieren Sie beBPo-Nachrichten vom zentralen
Postfach bis ins zuständige Sachgebiet.

beBPo-Landschaft prüfen

Wenn beBPo-Nachrichten manuell verteilt werden, erzeugt jede Nachricht unnötigen Aufwand.

In der öffentlichen Verwaltung ist der Kostendruck hoch, IT-Personal knapp und die Zahl der Anforderungen steigend. Gleichzeitig verursachen digitale Lösungen oft zusätzlichen Aufwand, wenn sie nicht sauber in die bestehenden Prozesse integriert sind. Genau dort entstehen Medienbrüche, Mehrarbeit und unnötige Betriebskosten.

 Personalmangel

Knappes Personal darf nicht mit Klickarbeit gebunden werden.

Wenn Sachbearbeiter:innen Nachrichten erst sichten und manuell verteilen müssen, fehlt Zeit für die eigentliche Fallbearbeitung. 

Kostenfalle

Viele Behördenpostfächer erhöhen Verwaltungs- und Betriebsaufwand.

Je mehr Postfächer, Zuständigkeiten und Abstimmungen parallel organisiert werden, desto teurer wird der Betrieb.

Fristen

Manuelle Verteilung macht Fristen zum Risiko.

Wer Nachrichten von Hand zuordnet, schafft unnötige Reibung im Ablauf und erhöht das Risiko verspäteter Bearbeitung.

Integration

Ohne Anbindung an Fachverfahren und DMS bleibt der Nutzen begrenzt.

Digitale Kommunikation schafft nur dann Entlastung, wenn die Nachricht automatisch im passenden Prozess und in der vertrauten Arbeitsumgebung ankommt.

Divider

Ein zentraler beBPo-Ablauf statt vieler manueller Übergaben.

TRANSCONNECT EGVP fungiert als Datendrehscheibe zwischen zentralem Postfach, zuständigen Sachgebieten, Outlook, eAkte/DMS und Fachverfahren. So wird aus einem isolierten Kommunikationskanal ein automatisierter Verwaltungsprozess.
Grafik Darstellung Prozess
Zentrale Verarbeitung reduziert Abstimmungen, erleichtert Vertretungen und schafft klare Zuständigkeiten. 

Was TRANSCONNECT EGVP im Ablauf übernimmt.

  • Nachrichten werden automatisch aus dem zentralen Postfach abgeholt und an die zuständigen Stellen verteilt.
  • Zustellung und Zuordnung laufen verlässlich, nachvollziehbar und fristgerecht ohne manuelle Zwischenschritte.
  • Die Bearbeitung erfolgt sicher in der vertrauten Outlook-Umgebung.
  • Alle Vorgänge werden automatisiert in eAkte/DMS und im passenden Fachverfahren abgelegt; die Abläufe lassen sich einfach konfigurieren.
Jetzt Nachrichtenverteilung vereinfachen
Divider

Weniger Verteilaufwand. Mehr Steuerbarkeit im beBPo-Verkehr.

Wenn EGVP- und beBPo-Nachrichten nicht mehr manuell gesichtet, verteilt und nachverfolgt werden müssen, entlastet das nicht nur die Sachbearbeitung, sondern den gesamten Verwaltungsprozess. Mit TRANSCONNECT werden Posteingang, Zuständigkeiten, Fristen und Bearbeitung in einen durchgängigen Ablauf überführt – integriert in Outlook, eAkte/DMS und Fachverfahren.

Icon Personen gelb
Teams entlasten
  • Weniger manuelle Verteilung und Abstimmung
  • Weniger fehleranfällige Mehrarbeit im Posteingang
  • Spürbare Entlastung bei knappen Personalressourcen
Icon Souveränität
Abläufe steuerbar machen
  • Zuständigkeiten und Bearbeitung bleiben nachvollziehbar
  • Fristen und Übergaben werden beherrschbarer
  • Mehr Transparenz für Führung, Vertretung und Sachbearbeitung
Icon Konnektoren
Bestehende Systeme einbinden
  • Outlook, eAkte/DMS und Fachverfahren arbeiten zusammen
  • Gewohnte Arbeitsumgebungen können weiter genutzt werden
  • Keine zusätzliche Einzellösung neben dem Tagesgeschäft
Icon Trend
Pragmatisch einführen
  • Weniger Schulungsaufwand für Fachbereiche
  • Ein zentraler Ablauf statt vieler Sonderwege
  • Skalierbar ohne neue Bedienkomplexität

Zwei Perspektiven, ein Ziel: weniger Aufwand, mehr Steuerbarkeit.

Nutzen entsteht sowohl für technisch Verantwortliche als auch für Sachgebietsleiter:innen. So entsteht ein gemeinsames Bild davon, wo Entlastung konkret wirksam wird. 

Für IT-Leiter

Weniger Betriebsaufwand. Weniger Sonderwege. Mehr Beherrschbarkeit.

  • Zentrale statt verteilter EGVP-Abläufe
  • Weniger Sonderlogiken und geringere Komplexität
  • Mehr Investitionssicherheit durch Einbindung bestehender Systeme
  • Dauerhaft steuerbare und nachvollziehbare Datenlaufwege

Für Referatsleiter

Weniger Abstimmung im Eingang. Mehr Verlässlichkeit in der Bearbeitung.

  • Nachrichten landen schneller im richtigen Sachgebiet
  • Weniger Reibungsverluste im Eingang
  • Höhere Fristsicherheit in der Bearbeitung
  • Entlastung ohne zusätzliche Schulungslast

Mehr schaffen mit dem vorhandenen Team.

Wo manuelle Arbeit reduziert und Bestehendes intelligent eingebunden wird, entsteht Spielraum für weitere Digitalisierung. 

Ersten beBPo-Ablauf prüfen

So starten Sie klein und gewinnen schnell Entlastung

Gerade in der Verwaltung sind realistische Einführungen wichtiger als Großprojekte. Ein klar abgegrenzter EGVP-Ablauf bietet dafür einen guten Einstieg. 

1. Ist-Zustand klären

Welche Postfächer, Sachgebiete, Fristen und Systeme sind heute beteiligt?

2. Regeln festlegen

Wie werden Eingangs- und Ausgangsnachrichten künftig automatisiert zugeordnet und verteilt? 

3. Arbeitsumgebung anbinden

Outlook, eAkte/DMS und Fachverfahren werden in den Ablauf integriert.

4. Betrieb entlasten

Transparenz, Vertretungsfähigkeit und Nachvollziehbarkeit werden von Anfang an mitgedacht. 

Weil Mehrnutzerbetrieb, Zertifikate und Prozessintegration oft genau dort scheitern.

Typische Alternativen stoßen häufig bei Zusammenarbeit, Pflegeaufwand oder fehlender Einbindung in die vorhandene Arbeitsumgebung an Grenzen. Entscheidend ist daher nicht nur der Kommunikationskanal, sondern die Integration in den echten Verwaltungsablauf. 

Typischer Status Quo

Manuelle Auswahl und Verteilung. 

Hoher Abstimmungsaufwand.
Mehr Kosten pro zusätzlichem Postfach.
Begrenzter Digitalisierungsnutzen.

Mit TRANSCONNECT EGVP

Automatische Verteilung.
Nahtlose Integration.
Minimale beBPo-Anzahl
Automatisierung statt nur Digitalisierung

Vertiefen Sie das Thema dort, wo Sie gerade stehen.

Ob erste Orientierung, technische Einordnung oder Praxisbezug: Wählen Sie den nächsten sinnvollen Schritt für Ihre Verwaltung.
Positionsbestimmung

Wo Ihre Verwaltungsprozesse heute gebremst werden und welche Potenziale sich mit einer standardisierten Integrationsschicht schnell heben lassen.

Termin buchen
Konnektorenübersicht

Erhalten Sie einen strukturierten Überblick über relevante Konnektoren, Standards und Anbindungsmöglichkeiten im Verwaltungskontext.

Zur Konnekorenübersicht
Live Talkrunde „Ehrlich vernetzt“

Sehen Sie, wie sichere digitale Eingänge und anschließende Prozessautomatisierung in der Praxis zusammenwirken.

Jetzt ansehen

Gemeinsam erfolgreich

Prüfen Sie Ihren beBPo-Ablauf dort, wo heute der meiste Aufwand entsteht.

Ein kurzes Gespräch reicht, um zu bewerten, ob sich ein zentraler EGVP-Ansatz für Ihre Behörde, Kommune oder Ihr Amt lohnt – fachlich, organisatorisch und technisch. 

Was wir im Erstgespräch klären

  • Wo entsteht heute manuelle Arbeit?
    Im Eingang, in der Verteilung, in der Ablage oder beim Versand.
  • Welche Systeme sind wie beteiligt?
    Outlook, eAkteDMS, Fachverfahren und vorhandene EGVP-Werkzeuge.
  • Welche Rollen brauchen Transparenz?
    IT-Leitung, Referatsleitung, Sachgebiete und Vertretungen.
  • Wie starten wir wirtschaftlich?
    Mit einem klar abgegrenzten Ablauf statt mit einem Großprojekt.
Jetzt Automatisierungs-Potenzial ermitteln

Sie wollen tiefer in das Thema eintauchen?

In der Aufzeichnung unserer Live-Talkrunde für Verwaltungen „Ehrlich vernetzt“ zeigen wir, wie Sie digitale Posteingänge durchgängig in Fachverfahren und Prozesse integrieren.

Praxisnah, kompakt und direkt übertragbar auf Ihre Verwaltung. 

Jetzt Aufzeichnung ansehen