Integrationsplattformen als Rückgrat für KI-gestützte Geschäftsprozesse

Viele Organisationen haben digitalisiert – und trotzdem tippen Menschen Daten weiter von System zu System. Statt spürbarer Entlastung ist in Fachbereichen oft eine neue Form von Mehrarbeit entstanden: Online-Formulare erzeugen PDFs, E-Mails werden ausgedruckt oder Inhalte werden am zweiten Bildschirm von einer Anwendung in die nächste übertragen. Nach außen wirkt der Prozess digital. Intern bleibt er oft ein Drehstuhlprozess – nur mit mehr IT.

Die gute Nachricht: Genau dieses Muster lässt sich auflösen. Nicht mit dem nächsten Einzelsystem – sondern mit einem Integrationsansatz, der Datenflüsse zwischen bestehenden Anwendungen verlässlich automatisiert und dabei neue KI-Fähigkeiten kontrolliert einbindet.

Lieber Video statt Text?

Stefan Ehrlich geht auf dieses Thema auch in einem Webinar ein. Für alle, die das Thema lieber visuell verfolgen, geht es hier zur Videoaufzeichnung:

Warum Komplexität so schnell wächst

Ob OZG-Portale, DMS/E-Akte und Fachverfahren oder ERP, CRM, MES und branchenspezifische Kernsysteme: Die Systemlandschaft wird nicht kleiner – sie wird vielfältiger. Egal ob Verwaltung oder Unternehmen: Je mehr Anwendungen, desto größer die Integrationslast. Und mit KI kommen weitere Bausteine hinzu: Extraktion aus Dokumenten, Klassifikation, Assistenzsysteme, Chatbots, Agenten.Das Kernproblem ist selten „zu wenig Software“. Es ist zu wenig Verbindung zwischen den Anwendungen.

  • Bei drei Systemen funktioniert Punkt-zu-Punkt-Integration oft noch: ein Skript, ein kleiner Service, ein paar Regeln.

  • Bei zehn oder vierzehn Systemen entsteht ein „Wollknäuel“: Abhängigkeiten, unklare Zuständigkeiten, fehlende Dokumentation – und steigende Betriebsrisiken.

Der Klassiker im Alltag: Fällt eine Verbindung aus, hängt alles an einer Person („hat das gebaut“) – und die ist gerade nicht verfügbar oder nicht mehr im Haus. Spätestens dann wird klar: Integration ist kein Nebenprojekt. Integration ist Betriebssicherheit für Prozesse.

Low-Code ist nicht gleich Low-Code: Wo Integrationsplattformen ihren Platz haben

 „Low-Code“ ist ein weites Feld. In der Praxis lassen sich (grob) vier Kategorien unterscheiden: 

1. App-Entwicklung

(Rapid Development bis Enterprise Apps)

2. Workflows / Case Management

3. Automatisierung einzelner Tätigkeiten

(z. B. RPA/Klickroboter vor bestehenden Systemen)

4. Integrations- und Orchestrierungsplattformen

(iPaaS / Integrations-Low-Code)

Gerade für Organisationen, die ihre bestehende Landschaft nicht komplett neu bauen, sondern stabil verbinden wollen, ist Kategorie 4 entscheidend: Integrations- und Orchestrierungsplattformen schaffen nicht nur Schnittstellen – sie schaffen ein standardisiertes Modell für Datenflüsse:

  • zentrale Entwicklung & Wartung

  • Monitoring & Fehlermanagement

  • wiederverwendbare Bausteine (Konnektoren, Transformationen, Regeln)

  • Skalierung über Teams hinweg (nicht abhängig von Einzelpersonen)

Das Ziel ist immer dasselbe: Komplexität reduzieren und Datenflüsse so zuverlässig machen, dass Prozesse nicht mehr an „Drehstuhlstellen“ hängen bleiben.

KI als Beschleuniger – aber nicht als Autopilot

KI kann viel. Sie kann Text verstehen, Inhalte extrahieren, Muster erkennen, sogar Code generieren. Gerade deshalb ist die Versuchung groß, KI „einfach machen zu lassen“. In behördlichen Prozessen ist genau das aber riskant.

Denn mit KI kommen typische Herausforderungen, die man technisch und organisatorisch einhegen muss:

  • Zuverlässigkeit & Logikfehler (plausibel klingend, aber falsch)

  • Geringere Nachvollziehbarkeit, wenn große Code- oder Prozessanteile generiert werden

  • Autonomes Handeln von Agenten: Was hat das System wirklich getan – und warum?

  • Fehlerketten, wenn mehrere KI-Komponenten zusammenarbeiten

  • Neue Angriffsflächen wie Prompt Injection / Code Injection

  • Abhängigkeiten von Modellanbietern und Plattformen

  • Edge Cases außerhalb von Testbedingungen – die reale Welt ist messy

Parallel wachsen die Anforderungen aus Regulatorik und Sicherheitsrahmen (u. a. EU AI Act, NIS2, CRA, KRITIS, DSGVO). Das führt zu einem klaren Fazit:

KI ist kein Ersatz für Low-Code-Integration. KI ist ein Baustein, der in kontrollierte Integrationsleitplanken gehört.

Fünf KI-Einsatzfelder, die sich in Prozessen bewährt einhegen lassen

In Integrations- und Orchestrierungsplattformen lassen sich KI-Funktionen besonders gut „sicher produktiv“ machen – weil sie dort als überwachte Prozessbausteine laufen, statt frei zu agieren.

1) Konnektivität: Schnittstellen schneller schaffen

KI kann beim Erzeugen neuer Konnektoren helfen – gerade bei Systemen ohne Standard-Connector. Entscheidend ist der Rahmen: Sandbox, Tests, Versionierung und Release-Management sorgen dafür, dass „KI-generiert“ trotzdem wartbar bleibt.

2) Integration: Regelwerke ergänzen statt ersetzen

Viele Transformations- und Mapping-Aufgaben lassen sich weiterhin effizient mit Regelwerken lösen. Das ist oft günstiger, transparenter und energieeffizienter als KI. KI wird dort eingesetzt, wo sie echten Mehrwert liefert – nicht dort, wo sie nur „auch könnte“.

3) Prozessmodellierung: Von Sprache zu BPMN

Prozesse können aus natürlichsprachigen Beschreibungen in BPMN-Modelle überführt werden – als Startpunkt für Fachbereich und IT. Das beschleunigt die Modellierung und verbessert die Verständigung.

4) Data Processing: Extraktion, Klassifikation, Erkennung

Hier ist KI oft der Game Changer: Dokumente (auch handschriftlich), Intents, Bilderkennung, Qualitätsmerkmale. Wichtig ist der Betrieb: Qualitätsmetriken, Monitoring, Fallback und ein sauberer Weg, Fehler zu korrigieren.

5) Agentic AI: Nur mit „Zaun“ statt Freilauf

Wenn Agenten eingesetzt werden, dann nicht als „hier sind Zugangsdaten, lauf los“, sondern als kontrollierte Einheit: Der Agent darf nur über definierte Konnektoren interagieren, Aktionen werden geloggt, überwacht und bei Auffälligkeiten gestoppt. So entsteht Nutzen – ohne Blindflug.

Praxisnahes Beispiel: Aus Briefpost werden strukturierte Vorgänge (mit Mensch im Loop)

Unstrukturierte Eingangskanäle gibt es in vielen Branchen: Briefe, E-Mails, PDFs, Anlagen, teils handschriftlich oder mit Freitext. Ein sinnvolles Muster ist:

  1. Eingang wird gescannt

  2. KI extrahiert Inhalte und erzeugt einen strukturierten Datensatz

  3. Intent-Erkennung entscheidet: Wohin gehört der Vorgang?

  4. Routingregeln leiten an die zuständige Stelle weiter

  5. Fehlerfälle gehen an einen Menschen – und fließen ins Nachtrainieren/Verbessern ein


Der Vorteil: Für die Sachbearbeitung fühlt sich der Vorgang an wie ein Online-Formular – der Medienbruch wird entschärft. Gleichzeitig bleibt der Prozess stabil, weil es klare Regeln, Rückfallebenen und Qualitätskontrollen gibt.

Was IT-Entscheider in Behörden jetzt konkret tun können

Wenn du KI-gestützte Prozesse nicht nur pilotieren, sondern verlässlich skalieren willst, helfen drei pragmatische Schritte:

  1. Drehstuhlprozesse sichtbar machen
    Wo werden Daten heute noch kopiert, abgetippt, manuell geprüft oder doppelt erfasst?
  2. Die 3–5 kritischsten Datenflüsse priorisieren
    Nicht alles auf einmal. Erst dort automatisieren, wo Prozessabbrüche wirklich schmerzen.
  3. Leitplanken definieren: Governance + Technik gemeinsam
    Logging, Rollen, Monitoring, Tests, Sandbox, Security-Checks, Fallbacks, Human-in-the-loop – und klare Grenzen, was KI darf und was nicht.

Fazit: KI bringt Tempo – Integration bringt Stabilität

KI kann Prozesse massiv unterstützen, besonders bei Erkennung, Extraktion und Klassifikation. Aber die eigentliche Produktivität entsteht erst, wenn Datenflüsse zwischen Systemen standardisiert, überwacht und wartbar sind. Integrations- und Orchestrierungsplattformen liefern genau dieses Rückgrat – und machen KI gleichzeitig nutzbar, ohne Kontrolle und Compliance zu verlieren, egal ob in Behörden oder in der Industrie.

Möchten Sie tiefer einsteigen und konkrete Impulse für die Automatisierung in Ihrer Verwaltung mitnehmen?

Dann melden Sie sich zu „Ehrlich vernetzt“ an und vernetzen Sie sich mit Stefan Ehrlich. Dort erhalten Sie regelmäßig Einblicke und Austausch zu Verwaltungsautomatisierung, Integration und praxistauglicher Digitalisierung.

Ausblick: In der zweiten Jahreshälfte widmen wir uns bei „Ehrlich vernetzt“ verstärkt dem Thema KI. Bis dahin erwarten Sie viele weitere spannende Themen rund um effiziente und sichere Verwaltungsautomatisierung.

Stefan Ehrlich
Post by Stefan Ehrlich
12 März 2026
Stefan Ehrlich ist studierter Diplomingenieur für Technische Informatik und seit 2017 Vorstand der SQL Projekt AG, mit TRANSCONNECT® ein Pionier unter den Low-Code-Integrationsplattformen. Seit 20 Jahren setzt er sich mit seinen Teams für eine nachhaltige Digitalisierung von Geschäftsprozessen ein, um digitale Lösungen für Industrie und Verwaltung zu entwickeln. Unter seiner Führung wurde die SQL Projekt AG 2021 mit dem Ludwig Erhard Preis für ganzheitliches Management des Unternehmens ausgezeichnet.