Vom Papierantrag zum intelligenten Verwaltungsprozess

Viele Verwaltungsprozesse sind heute digital erreichbar. Trotzdem bleibt Papier in zahlreichen Bereichen Teil des Alltags. Anträge werden eingescannt, liegen anschließend als PDF vor und müssen von Mitarbeitenden weiterhin gelesen, geprüft und manuell in Fachverfahren übertragen werden.

Genau hier zeigt sich ein entscheidender Unterschied: Digitalisiert ist noch nicht automatisiert.

Beim Business Integration Day 2026 hat Ronny Kirchner, Geschäftsführer der brainocons GmbH, gezeigt, wie KI-gestützte Formularerkennung und TRANSCONNECT zusammenspielen können, um aus analogen Antragseingängen einen durchgängigen digitalen Prozess zu machen.

Zwei Eingangswege, ein Ziel

Ein digitaler Onlineantrag kann heute bereits strukturiert erfasst, über eine Integrationsplattform verarbeitet und an das zuständige Fachverfahren übergeben werden.

Beim Papierantrag sieht der Ablauf häufig anders aus: Der Antrag geht per Post ein, wird gescannt und liegt anschließend als PDF vor. Die enthaltenen Informationen sind damit zwar digital sichtbar, aber noch nicht als strukturierte Daten verfügbar. Die Sachbearbeitung muss die Inhalte lesen, prüfen und im Zweifel jeden relevanten Wert manuell übertragen. So entstehen zwei Prozesswelten, obwohl am Ende beide Anträge im selben Fachverfahren landen sollen.

KI schließt den Medienbruch

Genau an dieser Stelle setzt die Zusammenarbeit von brainocons und TRANSCONNECT an. Die KI-gestützte Formularerkennung von brainocons übernimmt Aufgaben wie:

Erkennen und Klassifizieren eingehender Dokumente

Extrahieren relevanter Informationen

Validieren erkannter Inhalte

Erkennen handschriftlicher Angaben

Prüfen von Formularen und Anlagen

Unterstützen bei fachlichen und rechtlichen Prüfungen

Im Vortrag zeigte Ronny Kirchner außerdem, dass die Lösung generisch angelegt ist. Ob Wohngeldantrag, Bauantrag, Bildung und Teilhabe oder Grundsicherung: Entscheidend ist nicht der konkrete Antragstyp, sondern dass die enthaltenen Informationen erkannt, strukturiert und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt werden.

TRANSCONNECT bringt die Daten dorthin, wo sie gebraucht werden

Sobald die Daten erkannt und geprüft sind, beginnt der nächste Teil des Prozesses. TRANSCONNECT übernimmt die Integration in die bestehende Systemlandschaft. Dazu gehören beispielsweise Mapping, Transformation und Transport der Daten in das jeweilige Zielsystem.

Im gemeinsamen Use Case werden die aufbereiteten Informationen mit einer Ziel-ID und definierten Transformationsregeln an TRANSCONNECT übergeben. Von dort werden sie in das entsprechende Fachverfahren weitergeleitet.

Damit entsteht ein gemeinsamer Verarbeitungsweg: Der Papierantrag wird nicht nur eingescannt, sondern verstanden, strukturiert und anschließend über dieselbe Integrationsstrecke verarbeitet wie ein digital eingereichter Antrag.

Das Ziel lautet: ein Prozess statt zwei.

Der Mensch bleibt Teil des Prozesses

Automatisierung bedeutet dabei nicht, dass die KI eigenständig über Verwaltungsfälle entscheidet.

Im gezeigten Ablauf werden erkannte Informationen mit Konfidenzwerten versehen. Unsichere Angaben können von der Sachbearbeitung geprüft und korrigiert werden. Auch bei fachlichen Prüfungen bleibt die Entscheidung beim Menschen.

Ronny Kirchner beschreibt die Rollenverteilung entsprechend klar: KI kann bei Extraktion, Validierung und Prüfung unterstützen. Die weitere Verarbeitung wird kontrolliert in den Prozess eingebunden und von den zuständigen Mitarbeitenden bestätigt.

Damit entsteht keine Blackbox, sondern ein unterstützter Prozess, in dem Automatisierung dort eingesetzt wird, wo sie manuellen Aufwand reduzieren kann.

Mehr als nur Papieranträge

Der gezeigte Use Case ist dabei nur ein erster Schritt. Kommunale Verwaltungen arbeiten mit unterschiedlichen Eingangskanälen: Papier, E-Mail, Onlineanträge und weitere digitale Wege werden auch künftig parallel bestehen. Die zugrunde liegende Logik ist jedoch häufig ähnlich: Informationen müssen erkannt, geprüft, strukturiert und an das richtige Zielsystem übergeben werden.

Genau darin liegt das Potenzial der Kombination aus KI und Integrationsplattform. Während KI Inhalte verstehen, extrahieren und prüfen kann, sorgt TRANSCONNECT dafür, dass diese Informationen sicher und strukturiert in bestehende Prozesse und Systeme eingebunden werden.

Use Case im Video

Wie das Zusammenspiel von brainocons und TRANSCONNECT konkret funktioniert, zeigt unser gemeinsamer Use Case im Video:

Vom gescannten Antrag über die KI-gestützte Erkennung und Prüfung bis zur Übergabe an TRANSCONNECT und das zuständige Fachverfahren wird der gesamte Ablauf Schritt für Schritt sichtbar.

Rückblick auf den Business Integration Day

Der Beitrag basiert auf dem Vortrag von Ronny Kirchner beim Business Integration Day 2026. Auf unserer Rückblicksseite finden Sie zusätzlich ein kurzes Video mit Ronny Kirchner sowie die vollständigen Vortragsfolien.

Zum BID-Rückblick und den Vortragsfolien

Tags:

Digitale Transformation, KI

Post by Customer Acquisition
29 Oktober 2026

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