Ihre 7-Punkte-Checkliste: vom Online-Antrag zum fertigen Vorgang - ohne Medienbruch.
Praxisnaher Ende-zu-Ende-Ablauf: Vom Online-Antrag bis zum Vorgang – ohne manuelle Medienbrüche.
Konkretes Beispiel aus einer Verwaltung: Ein Blick in die Umsetzung und Learnings aus dem Landratsamt Vogtlandkreis.
Entlastung im Alltag: Automatische Übertragungen von Anträgen, kein Copy & Paste mehr.
Technischer Ansatz verständlich erklärt: Wie Integration und Automatisierung als zentrale Schicht den Prozess zusammenhält.
Digitale Anträge sind vielerorts Realität. Die Entlastung bleibt aber oft aus – weil der Papierweg im Hintergrund weiterläuft: Aus Online-Formularen werden PDFs, die per E-Mail ankommen, manuell geprüft, abgelegt und am Ende doch wieder abgetippt oder per Copy & Paste ins Zielsystem übertragen werden. Genau diese „Drehstuhlschnittstelle“ ist es, die aus Digitalisierung schnell wieder Mehrarbeit macht.
In der Praxis treffen Personalknappheit und knappe Budgets auf steigende Erwartungen an digitale Services. Gleichzeitig ist die Systemlandschaft in vielen Verwaltungen historisch gewachsen: Fachverfahren, E-Akte/DMS, Speziallösungen und neue zentrale Standards existieren nebeneinander – und dazwischen entstehen Übergabepunkte, die Zeit kosten und Fehlerquellen sind.
Im ersten Webinar der Talkrunde „Ehrlich vernetzt“ wurde ein konkreter Ablauf aus dem Landratsamt Vogtlandkreis gezeigt: Ein Online-Antrag (Formularplattform Formcycle) wird nicht nur abgesendet und als PDF verschickt, sondern so verarbeitet, dass er strukturiert im Zielsystem ankommt – inklusive revisionssicherer Ablage und klarer Nachvollziehbarkeit.
Der Ablauf im Überblick:
Der Antrag wird online ausgefüllt und abgesendet.
Der Antragsteller erhält eine Bestätigung per E-Mail
Aus dem Online-Antragsassistenzen (OOA) wird ein XML-Datensatz (strukturierte Datenbasis) mit PDF-Anhang erzeugt.
Beides wird automatisch an TRANSCONNECT übergeben – mit automatischer Fehlerbehandlung.
Im Fachverfahren (hier: PDF VIS) werden Dokument und Geschäftsgang automatisch angelegt, sodass die Sachbearbeitung nicht im E-Mail-Postfach suchen muss, sondern mit einem nachvollziehbaren Vorgang arbeitet
Das Resultat ist ein sauberer, durchgängiger Weg: weniger manuelle Übertragungen, weniger Übersehen im Postfach, mehr Prozessklarheit.
Die Umsetzung der Ende-zu-Ende-Automatisierung hat ca. 1-2 Monate gedauert. Auf der Basis des dabei in TRANSCONNECT realisierten Automatisierungsprozesses können jetzt weitere Online-Anträge innerhalb einer Woche umgesetzt werden.
Spannend war auch der methodische Teil: Statt „erst mal alles“ zu digitalisieren, wurde im Projekt ein pragmatisches Vorgehen gewählt – mit einem Prozess, der hohe Fallzahlen und viele Medienbrüche hat, aber gut beherrschbar ist. Danach: Ist-Ablauf skizzieren, Medienbrüche identifizieren, vorhandene Schnittstellen/Strukturen (z. B. XML) nutzen, Soll-Prozess definieren, anbinden, testen, produktiv setzen (siehe Checkliste).
Wenn Sie nachvollziehen möchten, wie die Strecke technisch und organisatorisch geschlossen wurde, sehen Sie sich die Aufzeichnung an – die Folien stehen zusätzlich als PDF-Download bereit.
Unsere Live Talkrunde „Ehrlich vernetzt“ setzt die Diskussion fort – kompakt, praxisnah und mit Zeit für Fragen. In „Ehrlich vernetzt“ sprechen wir regelmäßig über praxistaugliche Wege, wie Verwaltungen Digitalisierung wirksam umsetzen – ohne zusätzliche Handarbeit und ohne Insellösungen. Melden Sie sich jetzt kostenfrei an!