Low-Code in der Verwaltung: Wenn Prozessmanager selbst automatisieren
Low-Code klingt erst einmal nach einem dieser Begriffe, die auf keiner Digitalisierungsfolie fehlen dürfen. Spannend wird es aber dort, wo jemand sagt: „Ich bin kein IT'ler.“ und anschließend zeigt, wie ein Online-Antrag automatisiert bis ins Dokumentenmanagementsystem kommt.
Genau das ist in der Juni-Ausgabe von „Ehrlich vernetzt“ passiert. Thomas Schimmel aus dem Sachgebiet Digitalisierung des Landkreises Zwickau gab einen Einblick in die Praxis. Sein Team besteht aus Prozessmanagern und Projektleitern und beschäftigt sich mit Ende-zu-Ende-Digitalisierung: vom Eingang über Transformation und Bearbeitung bis zur Veraktung. Dabei treffen sie auf ein Problem, das vermutlich niemandem in einer Verwaltung erklärt werden muss: Medienbrüche, fehlende Schnittstellen oder Schnittstellen, deren Preis das Projekt gleich noch einmal neu rechnen lässt.
Das Thema der Runde: Low-Code-Automatisierung und die Frage, was sie mit digitaler Souveränität zu tun hat.
Und diese Verbindung ist interessanter, als es der Begriff „Low-Code“ zunächst vermuten lässt.
Weniger Code ist nicht der eigentliche Punkt
Natürlich geht es bei Low-Code darum, mit möglichst wenig klassischer Programmierung auszukommen. Für Verwaltungen ist aber ein anderer Effekt mindestens genauso relevant: Mehr Menschen können Digitalisierung tatsächlich umsetzen.
Wenn für jede Anpassung ein Entwickler, ein externer Dienstleister oder der eine Kollege gebraucht wird, der vor drei Jahren das PowerShell-Skript geschrieben hat, entsteht eine Abhängigkeit. Funktioniert alles, fällt sie kaum auf. Kommt ein neues Fachverfahren dazu, ändert sich ein Prozess oder läuft etwas nicht mehr wie vorgesehen, sieht die Sache anders aus.
Low-Code verschiebt diese Grenze. Nicht jeder Prozessmanager wird dadurch zum Softwareentwickler und muss es auch nicht werden. Aber Fachlichkeit und technische Umsetzung rücken näher zusammen.
Das Beispiel aus Zwickau zeigt genau das. Nach Starthilfe durch Schulungen und Unterstützung aus der Community kann das Digitalisierungsteam inzwischen viele Aufgaben selbst umsetzen. Ein Teil davon entsteht ausdrücklich durch Ausprobieren und Lernen im konkreten Projekt.
Digitale Souveränität bedeutet damit nicht, alles selbst entwickeln zu müssen. Sondern selbst handlungsfähig zu bleiben.
Vom Online-Antrag direkt in die Akte
Im Live Talk wurde das an einem sehr typischen Verwaltungsprozess konkret.
Ausgangspunkt ist ein Online-Antrag. Die eingehenden Formulare und Daten werden automatisiert übernommen, verarbeitet und schließlich an das Dokumentenmanagementsystem übergeben. Statt eine spezielle Punkt-zu-Punkt-Schnittstelle für genau diese Verbindung zu bauen oder einzukaufen, wird der Datenlaufweg modelliert: Quelle, Ziel, Transformation und die Logik dazwischen.
Das Interessante daran ist weniger, dass ein Online-Antrag automatisch veraktet werden kann. Das ist technisch keine Sensation. Interessant ist, wer den Prozess gebaut hat.
Kein Entwicklerteam, sondern ein Team aus dem Prozessmanagement.
Im Podcast greifen Jens und Stefan genau diesen Punkt noch einmal auf: Low-Code kann nicht nur die IT bei Automatisierungsprojekten entlasten. Es kann den Kreis derjenigen erweitern, die solche Projekte überhaupt umsetzen können. Damit wächst faktisch das Automatisierungsteam einer Verwaltung.
Es muss auch nicht immer das große Digitalisierungsprojekt sein
Ein weiterer Punkt aus Zwickau ist fast noch interessanter: Hat man die Fähigkeit zur Automatisierung erst einmal im Haus, lohnt sie sich auch für Probleme, für die vermutlich niemand ein großes Projekt aufsetzen würde.
Ein Beispiel sind Kontoauszüge. Die sollten revisionssicher abgelegt werden – zuvor ein vollständig manueller Vorgang. Inzwischen läuft die Ablage automatisiert durch die Systeme. An anderer Stelle werden automatisch CSV-Dateien entfernt, die ein System erzeugt, im weiteren Prozess aber nicht benötigt werden.
Keine spektakulären Leuchtturmprojekte.
Aber genau solche kleinen Prozesse kosten jeden Tag Zeit. Und davon gibt es in einer Verwaltung einige.
Das verändert auch die Wirtschaftlichkeitsrechnung von Automatisierung: Wenn für eine kleine Verbesserung jedes Mal ein eigenes Entwicklungsprojekt gestartet werden muss, bleibt vieles liegen. Wenn das eigene Team einen überschaubaren Datenlaufweg selbst umsetzen kann, werden plötzlich auch die kleinen Ärgernisse interessant.
Und was ist dann mit RPA?
Eine Frage aus der Diskussion lag nahe: Wenn wir Prozesse automatisieren wollen, warum dann Low-Code und nicht RPA?
Die kurze Antwort: Die beiden Begriffe beschreiben unterschiedliche Dinge.
Low-Code ist zunächst ein Entwicklungsansatz. RPA ist eine Art der Automatisierung. Ein Softwareroboter kann beispielsweise eine Benutzeroberfläche bedienen, wenn ein Fachverfahren keine geeignete Schnittstelle besitzt. Eine Integrationsplattform dagegen verbindet Systeme vorzugsweise über deren Schnittstellen und tauscht Daten strukturiert aus.
Beides kann sinnvoll sein. Und beides kann sogar zusammengehören.
Wenn ein altes Fachverfahren keine API hat, verschwindet es schließlich nicht dadurch, dass wir uns eine moderne IT-Architektur wünschen. Dann kann ein Klickroboter genau die fehlende Brücke sein. Im Podcast diskutieren Jens und Stefan deshalb weniger ein „RPA oder Low-Code“ als die Frage, welche Art der Integration für welchen Teil eines Prozesses sinnvoll ist. Ehrlich vernetzt 06:26 recap raw.txtTXT
Das ist vermutlich ohnehin die realistischere Sicht auf Verwaltungsdigitalisierung: nicht auf die perfekte Systemlandschaft warten, sondern mit der vorhandenen Landschaft umgehen können.
Die Technik ist manchmal der einfache Teil
Das wird auch beim Thema FIT-Connect deutlich, das im Podcast aus der Diskussion des Live Talks aufgegriffen wird.
Eine technische Verbindung herzustellen, kann vergleichsweise schnell gehen. Interessanter sind meist die Fragen davor und dahinter: Welche Daten sollen eigentlich übertragen werden? Wo kommen sie her? Wo sollen sie hin? Was passiert anschließend mit ihnen? Welche Systeme gehören zum Gesamtprozess? Und welche organisatorischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Oder anders gesagt:
Eine Schnittstelle verbindet zwei Systeme. Ein digitaler Verwaltungsprozess braucht mehr als das.
Genau deshalb passt Low Code so gut in die Diskussion um digitale Souveränität. Es geht nicht darum, Programmierung durch bunte Kästchen zu ersetzen. Es geht darum, Datenwege sichtbar, veränderbar und beherrschbar zu machen – und das Wissen darüber nicht bei einzelnen Entwicklern oder externen Dienstleistern zu konzentrieren.
Selbst machen heißt nicht: alles selbst machen
Vielleicht ist das die wichtigste Erkenntnis dieser Runde.
Digitale Souveränität bedeutet nicht, dass eine Verwaltung künftig jedes Fachverfahren selbst programmiert, jede Schnittstelle selbst entwickelt und externe Anbieter vor die Tür setzt.
Es bedeutet, bewusst entscheiden zu können, wo man Unterstützung benötigt und was man selbst beherrschen möchte.
Das Beispiel aus Zwickau zeigt, wie das praktisch aussehen kann: Ein Digitalisierungsteam aus Prozessmanagern bekommt ein Werkzeug, etwas Starthilfe und die Möglichkeit, Wissen aufzubauen. Danach entstehen nicht nur einzelne automatisierte Prozesse. Es entsteht eigene Umsetzungskompetenz.
Und plötzlich lautet die Frage bei einem Medienbruch nicht mehr automatisch:
„Wer kann uns dafür etwas programmieren?“
Sondern vielleicht erst einmal:
„Können wir das selbst lösen?“
Genau dieser Perspektivwechsel macht die Juni-Runde von „Ehrlich vernetzt“ interessant – gerade für Verwaltungen, die mehr automatisieren müssen, obwohl weder Personal noch Budgets im gleichen Tempo wachsen. Im Live Talk wird am konkreten Beispiel sichtbar, wie weit ein Prozessmanagement-Team dabei selbst kommen kann – einschließlich der Stellen, an denen es dann doch etwas technischer wird.
Live einsteigen oder Themen fortlaufend verfolgen.
Zwei Formate, ein Ziel: praxisnahe Orientierung und Austausch für die digitale Verwaltung.
Live Talkrunde
Der Live Talk ist das interaktive Format der Reihe. Hier erhalten Teilnehmende vertiefte Einblicke, können Fragen einbringen und Themen im direkten Austausch besser einordnen.
- Aktuelle Themen aus der Verwaltungsdigitalisierung praxisnah diskutieren
- Fragen, Erfahrungen und Perspektiven aktiv einbringen
Podcast
Der Podcast begleitet die Reihe kontinuierlich und macht Gedanken, Learnings und Entwicklungen zugänglich. So lassen sich Themen und Praxisimpulse flexibel weiterverfolgen — unabhängig vom Termin und passend zum Arbeitsalltag.
- Themen kompakt weiterverfolgen
- Impulse flexibel unterwegs hören
