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Gemeinsam sicher automatisieren!

Autor: Susanne Hensch, Senior Sales Manager TRANSCONNECT

Effiziente Verwaltungsprozesse sind entscheidend für eine moderne und leistungsfähige Verwaltung. In Zeiten wachsender Anforderungen und der Notwendigkeit zur Digitalisierung ist es unerlässlich, Systeme und Prozesse zu optimieren. Dieser Blogbeitrag zeigt bewährte Praktiken auf, die durch die Implementierung der Middleware TRANSCONNECT in verschiedenen Projekten zur Effizienzsteigerung geführt haben. Besonders hervorzuheben sind die Erfolge in Sachsen, die als Modell für andere Kommunen dienen können.

“Als Sales and Customer Success Manager von TRANSCONNECT habe ich hautnah miterlebt, wie transformativ die richtigen digitalen Werkzeuge für die öffentliche Verwaltung sein können. Unsere Projekte in Sachsen, insbesondere im Landratsamt Meißen und Vogtlandkreis, haben gezeigt, dass durch die nahtlose Integration von Transconnect erhebliche Effizienzsteigerungen möglich sind. Ich bin überzeugt, dass die erfolgreiche Umsetzung dieser Best Practices entscheidend dazu beiträgt, unsere Verwaltungen zukunftsfähig zu machen.“

Susanne Hensch, Senior Sales Manager TRANSCONNECT

Aktuelle Herausforderungen in der Verwaltung

Verwaltungen stehen vor zahlreichen Herausforderungen:
Komplexität der Systeme:

Viele Verwaltungen nutzen eine Vielzahl unterschiedlicher IT-Systeme, die oft nicht miteinander kommunizieren.

Manuelle Prozesse:

Zahlreiche Prozesse sind noch papierbasiert oder erfordern manuelle Eingaben, was zu Fehlern und Verzögerungen führt.

Zufriedenheit der Bürger und Mitarbeiter:

Ineffiziente Prozesse können die Zufriedenheit sowohl der Bürger als auch der Mitarbeiter beeinträchtigen.

Einhalten gesetzlicher Vorgaben:

Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) erfordert eine umfassende Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungsleistungen.

Anbindung verschiedener Systeme über eine Datendrehscheibe

Model TRANSCONNECT Öffentliche Verwaltung

Best Practices für eine effiziente Verwaltung

Die Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen ist unerlässlich, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Die Implementierung moderner Technologien wie Transconnect hat sich in verschiedenen Projekten in Sachsen als äußerst erfolgreich erwiesen. Durch die nahtlose Integration von Systemen, die Automatisierung von Standardaufgaben, den Einsatz von Low-Code-Plattformen, die standardisierte Datenverwaltung und die flexible Anpassung an spezifische Bedürfnisse können Verwaltungen ihre Effizienz erheblich steigern. Die folgenden 5 Beispiele geben Ihnen einen kurzen Einblick:

1. Nahtlose Integration von Systemen und Prozessen

Beispiel Landratsamt Vogtlandkreis: Das Landratsamt Vogtlandkreis hat durch die Implementierung von Transconnect und der Formular- und Prozessmanagement-Software XIMA® FORMCYCLE eine erhebliche Effizienzsteigerung erreicht. Diese Lösung ermöglicht es, digitale Formulare und Anträge zu erstellen, zu verwalten und nahtlos in bestehende Verwaltungsprozesse zu integrieren. Dadurch wurde der manuelle Aufwand reduziert und die Bearbeitungszeit verkürzt.

Ergebnisse:

Reduktion der Bearbeitungszeit um 40 %

Fehlerquote bei der Dateneingabe um 30 % gesenkt

Zufriedenheit der Bürger um 25 % gesteigert

2. Automatisierung von Standardaufgaben

Beispiel Landratsamt Meißen: Nach der Zusammenlegung von Landkreisen stieg die Mitarbeiterzahl im Landratsamt Meißen erheblich, was zu ineffizienten Personalverwaltungsprozessen führte. Durch die Implementierung von Transconnect und der BPM-Engine von MR.KNOW konnten Prozesse automatisiert und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter reduziert werden.

Ergebnisse:

Automatisierung von 70 % der Personalverwaltungsprozesse

Reduktion der manuellen Arbeitsschritte um 50 %

Fehleraufkommen um 45 % gesenkt

3. Nutzung von Low-Code-Plattformen

Beispiel Landratsamt Vogtlandkreis: Durch die Implementierung einer intuitiven Low-Code-Oberfläche konnten auch Nicht-IT-Spezialisten digitale Anwendungen erstellen und verwalten. Dies führte zu schnelleren Entwicklungszeiten und einer geringeren Abhängigkeit von der IT-Abteilung.

Ergebnisse:

Entwicklungszeit für neue Anwendungen um 60 % reduziert

Kosten für die IT-Unterstützung um 35 % gesenkt

Mehr als 100 neue digitale Formulare innerhalb eines Jahres erstellt

4. Standardisierte Datenverwaltung

Beispiel Landratsamt Meißen: Eine zentrale und standardisierte Datenverwaltung ist entscheidend für die Effizienz und Transparenz von Verwaltungsprozessen. In Meißen wurde eine neue zentrale Datenverwaltung (PERSEUS) eingeführt, die umfassende Recherche- und Pflegemöglichkeiten bietet.

Ergebnisse:

Reduktion der Datendopplungen um 50 %

Verbesserung der Datenqualität um 40 %

Effizienzsteigerung bei der Datenrecherche um 30 %

5. Flexible Anpassung an spezifische Bedürfnisse

Beispiel Landeshauptstadt Dresden: Die Landeshauptstadt Dresden benötigte eine Lösung, um verschiedene externe Datenquellen zu integrieren und Webinhalte nahtlos an andere Systeme zu übertragen. Transconnect ermöglichte dies und stellt seitdem aktuelle Informationen bereit.

Ergebnisse:

Echtzeit-Aktualisierung der Parkplatzbelegungen im Minutentakt

Viertelstündliche Bereitstellung von Grundwasserständen

Verbesserung der Nutzerzufriedenheit auf der städtischen Website um 20 %

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Fazit

Sachsen hat gezeigt, wie erfolgreich die Digitalisierung in der Verwaltung sein kann. Diese nachnutzbaren Automatisierungslösungen sind der Schlüssel, um weiter voranzukommen und den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen. Lassen Sie sich von diesen Best Practices inspirieren und setzen Sie die digitale Transformation in Ihrer Verwaltung um – für effizientere Prozesse und zufriedenere Bürgerinnen und Bürger sowie Mitarbeitende.

 

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