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Gemeinsam sicher automatisieren!
Autor: Susanne Hensch, Senior Sales Manager TRANSCONNECT
Effiziente Verwaltungsprozesse sind entscheidend für eine moderne und leistungsfähige Verwaltung. In Zeiten wachsender Anforderungen und der Notwendigkeit zur Digitalisierung ist es unerlässlich, Systeme und Prozesse zu optimieren. Dieser Blogbeitrag zeigt bewährte Praktiken auf, die durch die Implementierung der Middleware TRANSCONNECT in verschiedenen Projekten zur Effizienzsteigerung geführt haben. Besonders hervorzuheben sind die Erfolge in Sachsen, die als Modell für andere Kommunen dienen können.
“Als Sales and Customer Success Manager von TRANSCONNECT habe ich hautnah miterlebt, wie transformativ die richtigen digitalen Werkzeuge für die öffentliche Verwaltung sein können. Unsere Projekte in Sachsen, insbesondere im Landratsamt Meißen und Vogtlandkreis, haben gezeigt, dass durch die nahtlose Integration von Transconnect erhebliche Effizienzsteigerungen möglich sind. Ich bin überzeugt, dass die erfolgreiche Umsetzung dieser Best Practices entscheidend dazu beiträgt, unsere Verwaltungen zukunftsfähig zu machen.“
Aktuelle Herausforderungen in der Verwaltung
Komplexität der Systeme:
Viele Verwaltungen nutzen eine Vielzahl unterschiedlicher IT-Systeme, die oft nicht miteinander kommunizieren.
Manuelle Prozesse:
Zahlreiche Prozesse sind noch papierbasiert oder erfordern manuelle Eingaben, was zu Fehlern und Verzögerungen führt.
Zufriedenheit der Bürger und Mitarbeiter:
Ineffiziente Prozesse können die Zufriedenheit sowohl der Bürger als auch der Mitarbeiter beeinträchtigen.
Einhalten gesetzlicher Vorgaben:
Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) erfordert eine umfassende Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungsleistungen.
Anbindung verschiedener Systeme über eine Datendrehscheibe
Best Practices für eine effiziente Verwaltung
1. Nahtlose Integration von Systemen und Prozessen
Beispiel Landratsamt Vogtlandkreis: Das Landratsamt Vogtlandkreis hat durch die Implementierung von Transconnect und der Formular- und Prozessmanagement-Software XIMA® FORMCYCLE eine erhebliche Effizienzsteigerung erreicht. Diese Lösung ermöglicht es, digitale Formulare und Anträge zu erstellen, zu verwalten und nahtlos in bestehende Verwaltungsprozesse zu integrieren. Dadurch wurde der manuelle Aufwand reduziert und die Bearbeitungszeit verkürzt.
Ergebnisse:
Reduktion der Bearbeitungszeit um 40 %
Fehlerquote bei der Dateneingabe um 30 % gesenkt
Zufriedenheit der Bürger um 25 % gesteigert
2. Automatisierung von Standardaufgaben
Beispiel Landratsamt Meißen: Nach der Zusammenlegung von Landkreisen stieg die Mitarbeiterzahl im Landratsamt Meißen erheblich, was zu ineffizienten Personalverwaltungsprozessen führte. Durch die Implementierung von Transconnect und der BPM-Engine von MR.KNOW konnten Prozesse automatisiert und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter reduziert werden.
Ergebnisse:
Automatisierung von 70 % der Personalverwaltungsprozesse
Reduktion der manuellen Arbeitsschritte um 50 %
Fehleraufkommen um 45 % gesenkt
3. Nutzung von Low-Code-Plattformen
Beispiel Landratsamt Vogtlandkreis: Durch die Implementierung einer intuitiven Low-Code-Oberfläche konnten auch Nicht-IT-Spezialisten digitale Anwendungen erstellen und verwalten. Dies führte zu schnelleren Entwicklungszeiten und einer geringeren Abhängigkeit von der IT-Abteilung.
Ergebnisse:
Entwicklungszeit für neue Anwendungen um 60 % reduziert
Kosten für die IT-Unterstützung um 35 % gesenkt
Mehr als 100 neue digitale Formulare innerhalb eines Jahres erstellt
4. Standardisierte Datenverwaltung
Beispiel Landratsamt Meißen: Eine zentrale und standardisierte Datenverwaltung ist entscheidend für die Effizienz und Transparenz von Verwaltungsprozessen. In Meißen wurde eine neue zentrale Datenverwaltung (PERSEUS) eingeführt, die umfassende Recherche- und Pflegemöglichkeiten bietet.
Ergebnisse:
Reduktion der Datendopplungen um 50 %
Verbesserung der Datenqualität um 40 %
Effizienzsteigerung bei der Datenrecherche um 30 %
5. Flexible Anpassung an spezifische Bedürfnisse
Beispiel Landeshauptstadt Dresden: Die Landeshauptstadt Dresden benötigte eine Lösung, um verschiedene externe Datenquellen zu integrieren und Webinhalte nahtlos an andere Systeme zu übertragen. Transconnect ermöglichte dies und stellt seitdem aktuelle Informationen bereit.
Ergebnisse:
Echtzeit-Aktualisierung der Parkplatzbelegungen im Minutentakt
Viertelstündliche Bereitstellung von Grundwasserständen
Verbesserung der Nutzerzufriedenheit auf der städtischen Website um 20 %

Fazit